Ein Abrechnungsjahr vorbereiten

Objekt und Jahr wählen

Öffne Nebenkosten, wähle das Objekt und das Abrechnungsjahr. Unter Jahr vorbereiten führen fünf Schritte durch Vorjahr, Belege, Heizkosten, Vorauszahlungen und Abschlussprüfung. Kontrolliere Objekt und Jahr vor jedem Import.

Vorjahresvorlagen übernehmen

1. Markiere unter Vorjahr und erwartete Kosten die weiterhin erwarteten Betriebskosten.
2. Wähle Ausgewählte Vorlagen übernehmen.
3. Bearbeite jede dadurch entstandene Aufgabe.

Es werden Aufgaben und Struktur übernommen, keine Vorjahresbeträge, Belege, Zahlungseingänge oder Verbrauchswerte. Ohne laufende Betriebskosten im Vorjahr beginnst du direkt mit neuen Kosten und Belegen.

Aufgaben erledigen

Für eine offene Aufgabe gibt es drei Wege:

• Kosten erfassen: eine neue Position auf Basis der Vorlage anlegen und mit aktuellen Angaben speichern.
• Vorhandene Kosten zuordnen: eine bereits erfasste Betriebskostenposition auswählen und Zuordnen wählen.
• Nicht angefallen: begründen, warum es diese Ausgabe im ausgewählten Jahr nicht gab, und bestätigen.

Im Belegimport kannst du ebenfalls eine Vorjahresvorlage auswählen; bei der Übernahme wird die Aufgabe mit der erzeugten Position verbunden. Wieder öffnen setzt eine erledigte Aufgabe zur erneuten Prüfung auf offen. Kontrolliere vorhandene Kosten, bevor du sie noch einmal erfasst.

Weitere Grundlagen ergänzen

1. Bearbeite unter Belegeingang die Betriebskostenrechnungen.
2. Ordne externe Heizkosten den richtigen Empfängern zu.
3. Folge Vorauszahlungen prüfen und bestätige die tatsächlichen Eingänge.
4. Prüfe unter Kosten alle Jahreskosten und wähle Vollständigkeit prüfen → Vollständigkeit bestätigen. Diese Bestätigung ist zusätzlich zur Heizkostenprüfung erforderlich.
5. Öffne Jahreskontrolle.

Jahreskontrolle durchführen

Fehler müssen vor dem Abschluss behoben werden. Hinweise machen etwa auf offene Aufgaben, mögliche Dubletten, veränderte Verteilungen oder Kostenabweichungen über 25 Prozent aufmerksam. Bei einem Vorjahreswert von null erfolgt kein Prozentvergleich.

1. Öffne beim Befund Grundlage öffnen und prüfe die Angaben gegen die Unterlagen.
2. Korrigiere einen Fehler an seiner Quelle.
3. Wenn ein bestätigbarer Hinweis sachlich nachvollziehbar ist, trage eine konkrete Prüfbegründung ein und wähle Hinweis bestätigen.
4. Prüfe die Jahreskontrolle nach relevanten Datenänderungen erneut: Eine frühere Bestätigung kann dadurch ungültig werden.
5. Öffne PDF-Vorschau und Abschluss.

Eine bestätigte Warnung ersetzt keine fehlende Pflichtangabe. Beim Abschluss werden Prüfbefunde und Importherkunft zusammen mit der neuen Version festgehalten.

Vorjahresvergleich und Dublettenhinweise verstehen

Der Kostenvergleich erfolgt nach Kostenart und umfasst die erfassten Betriebskosten einschließlich externer Heizkosten; persönliche Positionen zählen dabei nicht mit. Bei einer Abweichung von mehr als 25 Prozent wird ein Hinweis erzeugt. Bei Vorjahr null kann ein Hinweis mit Euro-Differenz erscheinen, aber kein sinnvoller Prozentwert.

Ein Vergleich des einzelnen Mieteranteils setzt zusätzlich einen passenden früheren Abschluss und vergleichbare Grundlagen voraus: gleicher Vertrag über beide vollen Jahre, Flächen, Personenhistorien und Verteilungen. Nicht vergleichbar bedeutet deshalb nicht automatisch, dass etwas falsch ist. Prüfe die genannten geänderten Grundlagen und vergleiche die Unterlagen bei Bedarf selbst.

Ein Dublettenhinweis ist ein Prüfauftrag, keine automatische Löschung. Mehrere Positionen können berechtigt zu derselben Rechnung gehören. Vergleiche Rechnungssteller, Nummer, Betrag und Originalbeleg. Lösche eine tatsächliche Doppelerfassung an ihrer Quelle; bestätige einen berechtigten Mehrfacheintrag mit einer nachvollziehbaren Begründung.

Fehler, bestätigbare Hinweise und Informationen haben unterschiedliche Bedeutung. Ein grüner Abschlussstatus belegt erfüllte technische Pflichtprüfungen; er ersetzt die Prüfung der Hinweise und Originalunterlagen nicht. Nach geänderten Beträgen, Verteilungen oder Belegen kann eine frühere Hinweisbestätigung nicht mehr zum aktuellen Stand passen.

Wird eine einer Aufgabe zugeordnete Kostenposition gelöscht, erscheint die Aufgabe wieder als offen. Prüfe, ob die Ausgabe neu zu erfassen ist oder mit Begründung Nicht angefallen gesetzt werden muss. Wieder öffnen löscht keine vorhandene Kostenposition.