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Externe Heizkosten übernehmen

Mietfink übernimmt fertige Kostenanteile von Techem, ista oder anderen Messdiensten. Eine eigene Heizkostenberechnung ist nicht Bestandteil dieses Ablaufs.

Eine Messdienstabrechnung importieren​

  1. Öffne Nebenkosten → Objekt → Jahr vorbereiten und prüfe das Jahr.
  2. Wähle unter Belegeingang → Art die Externe Heizkostenabrechnung.
  3. Lade die PDF hoch oder verwende einen bereits abgelegten Beleg.
  4. Nutze optional Mit KI auslesen und öffne Prüfen / bearbeiten.
  5. Prüfe die Gesamtkosten laut Messdienst (€) und den begründeten Eigentümer-/Leerstandsanteil.
  6. Ordne für jede Mieterposition das Mietverhältnis, den fertigen Kostenanteil und dessen tatsächlichen Mietzeitraum zu.
  7. Erfasse Bestätigte Empfängerseiten, zum Beispiel 2,3, und vergleiche jede Seite mit dem Original.
  8. Prüfe die Grundlagen jeder Position sowie Gesamtsumme und Differenz.
  9. Bestätige die ausschließliche Empfängerzuordnung und die Prüfung der Kostenanteile. Wähle Geprüfte Kosten übernehmen.

Ergebnis: Die bestätigten Kostenpositionen werden erzeugt. Aus den zugeordneten Seiten entstehen separate Empfänger-PDFs; dieselbe Seite darf innerhalb eines Imports nicht mehreren Empfängern zugeordnet sein.

Die Seitenzahlen beginnen bei 1 für die erste Seite der hochgeladenen PDF. Sie beziehen sich auf die Dateireihenfolge, nicht auf eventuell anders nummerierte gedruckte Seiten. Wähle alle benötigten Seiten des jeweiligen Empfängers und kontrolliere die erzeugte Einzelanlage. Externe Heizkostenimporte benötigen auch dann eine PDF, wenn ein normales Rechnungsfoto akzeptiert würde.

Den richtigen Betrag verwenden​

Kostenanteil und Saldo unterscheiden

Übernimm den tatsächlichen Kostenanteil, nicht eine ausgewiesene Nachzahlung oder ein Guthaben. Externe Vorauszahlungen werden nicht zusätzlich in Mietfink verrechnet. Die eigenen bestätigten Zahlungseingänge werden unter Vorauszahlungen berücksichtigt.

Ein fertiger Anteil für einen Mietzeitraum wird nicht nochmals zeitanteilig gekürzt. Dokumentiere bereits berücksichtigte CO₂-Eigentümeranteile mit Quelle; ziehe sie nicht ein zweites Mal ab. Eigentümer- und Leerstandsanteile werden separat geführt.

Einzelne Anteile manuell erfassen​

Alternativ kannst du unter Kosten eine Position des Typs Externe Heizkosten mit Direkte Zuordnung zum Mietverhältnis erfassen. Verwende den fertigen Betrag und Zeitraum und hinterlege die passende Empfänger-PDF. Ein bloßer Verweis auf eine Rechnung ersetzt die erforderliche PDF-Anlage nicht.

Vollständigkeit bestätigen​

  1. Öffne Abrechnungen und die Prüfung der externen Heizkostenanteile.
  2. Kontrolliere für jedes Mietverhältnis Betrag, Zeitraum und passende Anlage. Auch ein Nullbetrag muss ausdrücklich erfasst werden.
  3. Wähle Vollständigkeit bestätigen.
  4. Prüfe die Anlagen in der Abrechnungsvorschau.

Wenn du weitere Änderungen vornehmen musst, kannst du die Prüfung öffnen. Bei falscher Seitenzuordnung korrigiere den Entwurf vor der Übernahme; leite keine PDF mit fremden Empfängerseiten weiter.

Auch wenn für einen Empfänger keine externen Heizkosten angefallen sind, verlangt der aktuelle Abschlussablauf einen ausdrücklich erfassten Anteil von null mit der erforderlichen PDF-Anlage und geprüfter Grundlage. Eine bloße Vollständigkeitsbestätigung erzeugt diese Position nicht. Kläre fehlende Unterlagen, statt einen unzutreffenden Betrag oder eine fremde Anlage einzusetzen.

Wurde eine falsche Seitenzuordnung bereits übernommen, kann der Import selbst nicht mehr verworfen werden. Hinterlege an der erzeugten Kostenposition die richtige Empfänger-PDF und prüfe die neue Vorschau. Für eine schon abgeschlossene Abrechnung erstelle eine Korrekturversion; ihre bisherige Datei bleibt unverändert.