Kostenarten, Kosten und Verteilung
Kostenarten vorbereiten
- Öffne Nebenkosten, Objekt und Jahr und anschließend Kostenarten.
- Lege über Kostenart eine Bezeichnung mit Standardschlüssel, Positionstyp und Gültigkeitszeitraum an.
- Dokumentiere die vertragliche Grundlage. Aktiviere die geprüfte Übernahme nur, wenn Grundlage und Schlüssel tatsächlich geprüft sind.
- Speichere.
Neue Rechnungen übernehmen die Voreinstellungen. Bereits erfasste Rechnungen behalten ihre gespeicherte Grundlage; eine Änderung der Kostenart aktualisiert sie nicht automatisch.
Eine Kostenposition manuell erfassen
- Öffne Kosten und die Schaltfläche zum Erfassen einer neuen Position.
- Wähle Kostenart und Bezeichnung, zum Beispiel „Gebäudeversicherung 2026“.
- Gib Gesamtbetrag in EUR und gegebenenfalls Fester Eigentümeranteil in EUR ein.
- Erfasse den tatsächlichen Leistungszeitraum von/bis innerhalb des ausgewählten Jahres und den Rechnungssteller.
- Wähle Verteilerschlüssel, Positionstyp und die erforderlichen Zuordnungen.
- Prüfe den Verteilungskreis. Keine Wohnungsauswahl bedeutet alle Wohnungen.
- Dokumentiere Vertragliche Grundlage / Vereinbarter Schlüssel und bestätige Umlagefähigkeit und Verteilerschlüssel sind geprüft nach Prüfung.
- Lade den Beleg hoch oder wähle einen vorhandenen Beleg. Für normale Positionen kann auch eine Belegreferenz angegeben werden; externe Heizkosten benötigen eine PDF-Anlage.
- Ergänze bei Bedarf Menge, Tarif und Notiz und wähle Kosten speichern.
Ergebnis: Die Position geht in den aktuellen Entwurf ein. Prüfe ihren Rechenweg unter Abrechnungen → Kostenanteile.
Den passenden Schlüssel verstehen
| Schlüssel | Verteilung |
|---|---|
| Wohnfläche × Tage | Nach Wohnfläche und relevantem Zeitraum |
| Wohneinheiten × Tage | Nach Wohneinheiten und relevantem Zeitraum |
| Personentage | Nach zeitlich gültiger Personenzahl; Leerstand benötigt ein ausdrückliches Gewicht |
| Verbrauch | Nach einer vollständig zugeordneten Verbrauchsgruppe |
| Wohnung × Tage | Auf die ausgewählte Wohnung und ihre Miet-/Leerstandszeiträume |
| Direkte Zuordnung | Auf das ausgewählte Mietverhältnis |
Die Anwendung führt den gewählten Schlüssel aus. Wähle ihn anhand der geprüften Grundlage, nicht anhand des gewünschten Ergebnisses. Ein fester Eigentümeranteil wird zusätzlich zu rechnerischen Leerstandsanteilen berücksichtigt.
Verbrauch & Zuordnung
- Öffne den Bereich Verbrauch & Zuordnung auf der Kostenseite.
- Lege eine Verbrauchsgruppe mit Bezeichnung, Gesamtmenge und Einheit an.
- Ergänze über Anteil zuordnen die Mieteranteile und etwaige Eigentümeranteile.
- Prüfe, dass die Differenz zwischen Gesamtmenge und sämtlichen Anteilen null ist.
- Wähle die Gruppe an der Kostenposition mit dem Schlüssel Verbrauch aus.
Grundgebühren erfasst du als separate Kostenposition. Monatliche Zählerauswertungen sind nicht automatisch eine vollständige abrechnungsfähige Verbrauchsverteilung.
Persönliche Forderungen und Gutschriften
Wähle Persönliche Position und ordne sie dem zutreffenden Mietverhältnis zu. Gib bei einer Gutschrift den entsprechenden negativen Betrag ein und dokumentiere den Anlass. Persönliche Positionen werden gesondert ausgewiesen und nicht als allgemeine Betriebskosten auf andere Mieter verteilt. Negative Zahlungseingänge sind keine Alternative dazu.
Bearbeiten und löschen
Öffne die Position, korrigiere ihre Angaben und speichere. Über Löschen mit anschließender Bestätigung entfernst du sie aus dem aktuellen Datenbestand; der aktuelle Entwurf wird neu berechnet. Bereits abgeschlossene PDFs bleiben unverändert. Für einen korrigierten Abschluss erstellst du eine neue Abrechnungsversion.
Quellenkonflikte klären
Unter Kostenarten & Grundlagen → Quellenkonflikte findest du dokumentierte Widersprüche aus historischen Unterlagen. Wähle Klärung dokumentieren, beschreibe die Entscheidung und verwendete Quelle und bestätige die Klärung erst nach Prüfung. Eine bloße Namensänderung der Kostenart löst keinen Quellenkonflikt.
Vollständigkeit der Jahreskosten bestätigen
Die erfassten Einzelpositionen ersetzen nicht die ausdrückliche Prüfung, ob alle Jahreskosten vorliegen.
- Prüfe unter Kosten das Objekt und Jahr und gleiche sämtliche Kosten mit deinen Unterlagen ab.
- Wähle Vollständigkeit prüfen.
- Prüfe im Dialog Sind alle Jahreskosten erfasst?, ob sämtliche umlagefähigen Kosten erfasst und geprüft sind.
- Wähle Vollständigkeit bestätigen. Der Status lautet anschließend Kosten vollständig geprüft.
Fehlt diese Bestätigung, bleibt der Abrechnungsabschluss gesperrt. Fehlende Belege oder andere Einzelgrundlagen werden zusätzlich geprüft. Die Vollständigkeit externer Heizkosten musst du gesondert bestätigen.
Für eine erneute Prüfung öffne Kosten vollständig geprüft und bestätige Prüfung öffnen. Der Abschluss bleibt dann gesperrt, bis du die Jahreskosten erneut geprüft und ihre Vollständigkeit bestätigt hast.
Kostenarten, Verbrauchsgruppen und Zuordnungen entfernen
Öffne eine bestehende Kostenart zur Bearbeitung. Löschen → Löschen entfernt die Kostenart nur, wenn keine abhängigen Datensätze die Löschung verhindern, etwa zugehörige Kostenpositionen. Zum zeitlichen Begrenzen verwende den Gültigkeitszeitraum.
Unter Verbrauch & Zuordnung öffnest du die Gruppe über ihren Namen beziehungsweise Bearbeiten am einzelnen Anteil. Ändere die Angaben und speichere oder wähle Löschen und bestätige. Das Löschen eines Anteils entfernt dessen Zuordnung und Menge; prüfe danach die Differenz zur Gesamtmenge. Eine Gruppe mit zugeordneten Anteilen oder Kosten kann nicht einfach gelöscht werden.
Auch im Bearbeitungsdialog eines Quellenkonflikts steht Löschen zur Verfügung. Das entfernt den Konfliktdatensatz; um eine fachliche Entscheidung festzuhalten, verwende stattdessen Klärung dokumentieren. Prüfe nach Änderungen die Jahreskontrolle und die aktuellen Entwürfe. Bei zwischenzeitlichen Änderungen hilft die Anleitung zu Bearbeitungskonflikten.