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Rechnungen und Belege importieren

Belege in den Eingang laden​

  1. Öffne Nebenkosten → Objekt → Jahr vorbereiten und kontrolliere das Jahr.
  2. Wähle unter Belegeingang → Art die Betriebskostenrechnung.
  3. Lade eine oder mehrere PDFs oder unterstützte Fotos hoch oder wähle einen angebotenen vorhandenen Beleg.
  4. Öffne am entstandenen Importentwurf Prüfen / bearbeiten.

Die Dateiauswahl für den Belegeingang unterstützt auch HEIC/HEIF-Fotos; die allgemeine Dokumentablage hat einen eigenen Uploaddialog. Identische Dateiinhalte erzeugen im selben Objekt und Jahr keinen zweiten Import. Prüfe den Eingang, bevor du eine Datei wiederholt hochlädst.

Pro Datei sind höchstens 20 MB möglich. Eine andere Dateibezeichnung macht einen identischen Inhalt nicht zu einem neuen Beleg. Umgekehrt kann ein neu gescannter oder veränderter Beleg trotz derselben Rechnung als weiterer Import erscheinen; beachte deshalb die Dublettenprüfung.

Erkennung verwenden oder manuell arbeiten​

Mit eingerichteter KI-Erkennung kannst du mit Mit KI auslesen einen Analysevorschlag anfordern. Warte auf das Ergebnis und vergleiche alle Angaben mit dem Original. Ohne KI oder bei einem Analysefehler bearbeitest du den Entwurf manuell.

PDF-Analysen sind auf höchstens 50 Seiten pro Analyse begrenzt. Verwende bei längeren Unterlagen geeignete Teilbelege. Eine Analyse bestätigt weder die Verteilungsgrundlage noch erzeugt sie automatisch Kosten. Während der Analyse bearbeitete Entwürfe werden nicht stillschweigend durch ein veraltetes Ergebnis überschrieben.

Rechnungsangaben prüfen​

  1. Vergleiche das Objekt laut Beleg mit der tatsächlichen Zuordnung in Mietfink.
  2. Prüfe Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag (€).
  3. Ergänze gegebenenfalls Eigentümer-/Leerstandsanteil (€) mit Quelle oder Begründung.
  4. Prüfe jede Position: Bezeichnung, Kostenart, Betrag, Leistungszeitraum, Verteilerschlüssel und erforderliche Zuordnung.
  5. Wähle bei Bedarf eine Vorjahresvorlage aus.
  6. Dokumentiere die Grundlage der Verteilung und bestätige Verteilung und Grundlage geprüft nach eigener Prüfung.

Mit Position hinzufügen teilst du Rechnungen in mehrere fachliche Positionen auf. Position entfernen entfernt eine Zeile aus dem Entwurf.

Summen und Zeiträume kontrollieren​

Die Summe der Positionen und des begründeten Eigentümeranteils muss dem bestätigten Gesamtbetrag entsprechen. Die angezeigte Differenz muss aufgelöst werden. Negative Beträge können Gutschriften abbilden.

Leistungszeiträume müssen innerhalb des ausgewählten Kalenderjahrs liegen. Teile jahresübergreifende Rechnungen nachvollziehbar in Jahresbeträge auf und erfasse sie im jeweiligen Jahr. Mietfink kürzt den eingegebenen Rechnungsbetrag nicht automatisch anhand eines verkürzten Zeitraums.

Speichern oder übernehmen​

  • Entwurf speichern bewahrt den Prüfstand; es entstehen noch keine Kosten.
  • Geprüfte Kosten übernehmen erzeugt die Kostenpositionen. Kontrolliere sie anschließend unter Kosten.
  • Entwurf verwerfen verwirft nach Bestätigung den Importentwurf; der Originalbeleg bleibt abgelegt.

Erfasse übernommene Positionen nicht zusätzlich manuell. Korrekturen an bereits erzeugten Kosten erfolgen unter Kosten. Für Messdienstabrechnungen verwende die Anleitung zu externen Heizkosten.

Fehler nach dem Upload oder der Übernahme korrigieren​

Bei falschem Objekt oder Jahr verwerfe einen noch nicht übernommenen Entwurf und öffne den richtigen Bereich. Verwende dort den bereits abgelegten Originalbeleg für einen neuen Entwurf. Das Entfernen einer Dokumentzuordnung verschiebt nicht den Import oder bereits erzeugte Kosten in ein anderes Objekt.

Ein übernommener Import bleibt als Herkunftsnachweis erhalten. Er kann nicht durch Entwurf verwerfen rückgängig gemacht oder erneut analysiert werden. Berichtige die entstandenen Kostenpositionen und deren Belegzuordnungen einzeln; kontrolliere danach Jahreskontrolle und Abrechnungsentwürfe. Der gespeicherte Importprüfstand wird dabei nicht nachträglich passend umgeschrieben. Eine bereits abgeschlossene Abrechnung benötigt zusätzlich eine Korrekturversion.

Bei mehreren hochgeladenen Dateien kann ein früherer Upload bereits erfolgreich gewesen sein, während eine spätere Datei scheitert. Prüfe vor einem erneuten Versuch den Belegeingang. Scheitert dagegen die Übernahme eines einzelnen Entwurfs an einer ungültigen Position, berichtige den Entwurf. Die Kosten dieses Imports werden gemeinsam übernommen; bei einem Validierungsfehler werden keine Teilkosten angelegt.