Beispiel: von der Einrichtung zur Abrechnung

Dieses Beispiel verwendet erfundene Daten. Es zeigt die Arbeitsfolge für 2026; übertrage nur die Vorgehensweise auf deine echten Unterlagen.

1. Musterbestand einrichten

1. Lege unter Einstellungen das Vermieterprofil „Musterverwaltung“ mit einer fiktiven Anschrift und in einer Testumgebung einer geeigneten Test-IBAN an.
2. Lege das Objekt „Musterhaus Gartenstraße“ an und ordne das Profil zu.
3. Ergänze zwei Wohnungen: „EG“ mit 60 m² und „OG“ mit 40 m².
4. Erfasse für das EG ein seit dem 1. Januar 2026 laufendes Mietverhältnis mit „Alex Beispiel“ als Empfänger und fiktiver Empfängeranschrift, für das OG entsprechend „Kim Muster“.
5. Prüfe unter Vertragsparteien die automatisch angelegten Kontakte und ihre Zuordnung als Hauptkontakt. Lege diese beiden Kontakte nicht zusätzlich von Hand an.
6. Ergänze ab dem 1. Januar die Personenzahl: zwei im EG, eine im OG.
7. Erfasse als monatliche Vorauszahlung für das EG 150 Euro und für das OG 100 Euro.

Prüfe alle Stammdaten und Vertragszeiträume. Details stehen unter Erste Schritte und Mietverhältnisse.

2. Eine monatliche Ablesung nachvollziehen

1. Lege im EG eine Kaltwassermessstelle mit Zähler an.
2. Erfasse zum 1. März 2026 einen bestätigten Stand von 100 m³.
3. Erfasse zum 1. April 2026 einen bestätigten Stand von 108 m³.
4. Öffne die Verbrauchsübersicht für 2026: Für März ergibt sich aus diesen Grenzständen ein Verbrauch von 8 m³.

Ein Foto darf bei der Erfassung helfen, muss aber geprüft werden. Aus diesem einen Monatswert entsteht noch keine vollständige Jahresverteilung. Siehe Ablesungen.

3. Kosten erfassen

1. Öffne Nebenkosten, wähle Musterhaus und 2026.
2. Beginne mit Jahr vorbereiten. Ohne Vorjahr sind noch keine Vorlagen vorhanden.
3. Lege eine Kostenart „Gebäudeversicherung“ an und prüfe ihre Grundlage für das Beispiel.
4. Lade einen synthetischen Jahresbeleg über den Belegeingang hoch.
5. Prüfe eine Position über 1.000 Euro für den 1. Januar bis 31. Dezember mit dem Schlüssel Wohnfläche × Tage, ohne Eigentümervorabzug und für beide Wohnungen.
6. Bestätige die geprüfte Grundlage und übernimm die Kosten.

Bei ganzjähriger Belegung beider Wohnungen entfallen in diesem vereinfachten Beispiel 600 Euro auf das EG und 400 Euro auf das OG. Prüfe das unter Abrechnungen → Kostenanteile. Weitere tatsächliche Kosten und externe Heizkosten müssen für eine vollständige Abrechnung ebenfalls erfasst werden.

4. Eingänge bestätigen

1. Öffne Vorauszahlungen und erfasse im EG für Januar und Februar jeweils tatsächlich erhaltene 150 Euro.
2. Im März seien nur 100 Euro eingegangen: Erfasse genau 100 Euro.
3. Im April sei nichts eingegangen: Bestätige ausdrücklich 0,00.
4. Die bestätigte Summe dieser vier Monate beträgt 400 Euro. Weitere unbestätigte Vorschläge erhöhen diese Summe nicht.
5. Erfasse für eine vollständige Jahresabrechnung alle relevanten weiteren Monate und das zweite Mietverhältnis anhand der tatsächlichen Eingänge.

Siehe Vorauszahlungen. Die Vereinbarung von 150 Euro bedeutet nicht automatisch, dass 150 Euro eingegangen sind.

5. Prüfen und abschließen

1. Ergänze alle weiteren Grundlagen und gegebenenfalls externe Heizkosten samt passenden Empfänger-PDFs.
2. Prüfe unter Kosten sämtliche Jahreskosten und bestätige Vollständigkeit prüfen → Vollständigkeit bestätigen. Prüfe und bestätige die Vollständigkeit externer Heizkosten gesondert. Arbeite anschließend die Jahreskontrolle ab und dokumentiere nachvollziehbare Hinweise.
3. Wähle den Empfänger unter Abrechnungen und behebe alle offenen Angaben.
4. Setze das Ausstellungsdatum und prüfe PDF, Kostenanteile, Eingänge und Anlagen.
5. Wähle Abrechnung abschließen → Sichern & abschließen.
6. Öffne die gespeicherte Version und lade die PDF herunter.

Die kleinen Teilbeispiele oben ersetzen keine vollständigen Jahresdaten. Wenn der Abschluss blockiert ist, behebe die angezeigten Grundlagen statt Werte nur zum Freischalten zu bestätigen.

6. Eine spätere Korrektur

Wird ein Eingang nachträglich berichtigt, korrigiere den Monatsbetrag, prüfe den aktuellen Entwurf und erstelle eine Korrekturversion. Die vorherige PDF bleibt als damaliger Stand erhalten.