Dokumente und Zuordnungen

Eine Unterlage hochladen

1. Öffne Dokumente → + Dokument hochladen.
2. Wähle eine PDF-, PNG- oder JPEG-Datei bis 20 MB gemäß dem Uploaddialog.
3. Wähle bei Bedarf eine Zuordnung zu Objekt, Wohnung, Mietverhältnis oder Kontakt.
4. Lade die Datei hoch und warte, bis ihre Detailseite erscheint.

Ergebnis: Die Unterlage ist abgelegt. Das Hochladen allein erzeugt keine Kostenposition. Zum Übernehmen einer Rechnung verwende den Belegimport.

Finden und ansehen

Suche nach dem Dokumentnamen und filtere nach Dokumentart. Wenn du aus einer Akte kommst, ist häufig bereits ein Zuordnungsfilter aktiv. Entferne diesen über die angezeigte Filterschaltfläche, um weitere Unterlagen zu sehen.

PDFs und unterstützte Bilder erscheinen in der Vorschau. Mit Herunterladen erhältst du die Datei. Für historische Dateiformate kann nur der Download verfügbar sein.

Angaben und Zuordnungen ändern

1. Öffne das Dokument und Angaben bearbeiten.
2. Prüfe Name, Jahr und Dokumentart und speichere.
3. Wähle unter Verknüpfen mit die Art des Bezugs.
4. Wähle Zuordnung hinzufügen, den passenden Datensatz und speichere.
5. Eine vorhandene Zuordnung korrigierst du über deren Bearbeiten-Schaltfläche.

Eine Unterlage kann mehrere Bezüge besitzen, etwa zum Objekt und zu einem Kontakt. Für erzeugte Abrechnungen und Zählerfotos ist die allgemeine Metadatenbearbeitung nicht verfügbar; verwende den jeweiligen Fachbereich.

Wenn der Upload oder die Vorschau scheitert

Prüfe Dateiformat und Größe sowie, ob sich die Originaldatei lokal öffnen lässt. Warte einen laufenden Upload ab, bevor du erneut startest. Prüfe danach die Dokumentliste auf einen bereits erfolgreichen Upload. Bei fehlender Vorschau versuche Herunterladen und melde einen weiterhin auftretenden Fehler mit dem Dokumentnamen an die Administration.

Eine Zuordnung entfernen

Öffne Bearbeiten an der betreffenden Zuordnung, wähle Löschen und bestätige den Dialog. Das entfernt nur diesen Bezug: Die Originaldatei und andere Zuordnungen bleiben erhalten. Zuordnungen abgeschlossener Abrechnungsdokumente sind vor solchen Änderungen geschützt. Ein allgemeines Löschen der Originaldatei wird hier nicht angeboten; für Zählerfotopakete gibt es einen eigenen Vorgang.

Eine mehrseitige PDF prüfen

Mit Vorherige PDF-Seite und Nächste PDF-Seite blätterst du durch die Vorschau. PDF vergrößern und PDF verkleinern ändern den Zoom. Wenn Text verfügbar ist, klappe Text dieser PDF-Seite auf, um ihn zu lesen. Bei reinen Bildscans kann diese Textansicht fehlen; prüfe das Originalbild beziehungsweise die heruntergeladene PDF. Kontrolliere bei Abrechnungen auch die Folgeseiten und Anlagen.