Kontakte
Kontakt anlegen
- Öffne Kontakte → + Kontakt anlegen.
- Erfasse Name / Bezeichnung und bei Bedarf Anschrift, E-Mail, Telefon und Notizen.
- Speichere den Kontakt.
- Öffne ein Mietverhältnis und ordne ihn unter Vertragsparteien zu.
Beim Anlegen eines Mietverhältnisses wird automatisch ein Kontakt aus Empfängername und Anschrift angelegt und als Hauptkontakt zugeordnet. Prüfe zuerst diesen Kontakt; lege zusätzliche Personen nur bei Bedarf separat an.
Ein Kontakt kann eine Person oder eine Organisation darstellen. Er ist nicht selbst der Mietvertrag. Mehrere Vertragsparteien können zu einem Mietverhältnis gehören; eine wird als Hauptkontakt ausgewählt.
Kontakt bearbeiten und verwenden
Suche nach Name, E-Mail oder Telefon, öffne den Treffer und wähle Bearbeiten. In der Detailansicht findest du die zugehörigen Mietverhältnisse und einen Link zu den Dokumenten.
Ergebnis: Die gemeinsamen Kontaktdaten sind aktualisiert. Eine Vertragsanschrift bleibt davon unabhängig. Soll die neue Anschrift für eine Abrechnung verwendet werden, prüfe und ändere sie auch im Mietverhältnis.
Archivieren
Markiere im Bearbeitungsformular Archiviert und speichere. Über Archivierte anzeigen findest du den Kontakt wieder und kannst die Markierung entfernen. Bestehende Vertragsbezüge werden durch die Archivierung nicht zu einem neuen Vertrag.
Häufige Verwechslung
Ändere bei einem Mieterwechsel nicht den bisherigen Kontakt auf den Namen der neuen Person. Benutze den Mieterwechsel-Assistenten und prüfe anschließend den Hauptkontakt des neuen Vertrags, damit die Zuordnung früherer Unterlagen nachvollziehbar bleibt.
Einen Kontakt löschen
Öffne Bearbeiten → Löschen und bestätige Datensatz löschen? mit Löschen. Bestehende Bezüge, etwa als Vertragspartei oder in Dokumentzuordnungen, können die Löschung verhindern. Ein nicht mehr aktiv benötigter Kontakt kann stattdessen archiviert werden. Das Entfernen eines Kontakts aus der Parteienauswahl eines Vertrags löscht nicht automatisch den Kontaktstammsatz.