# Mietfink · Benutzerhandbuch

> Deine Vermietung Schritt für Schritt verwalten

Vollständiges Benutzerhandbuch. Die Beispiele verwenden ausschließlich erfundene Personen und Daten.

## Mietfink-Benutzerhandbuch

Mit Mietfink verwaltest du Objekte, Wohnungen, Mietverhältnisse und die dazugehörigen Unterlagen. Du erfasst Zählerstände und Zahlungseingänge und erstellst nachvollziehbare Nebenkostenabrechnungen.

### Womit möchtest du beginnen?

- **Neu in Mietfink?** Starte mit [Erste Schritte](erste-schritte.md) und dem [durchgängigen Beispiel](beispiel.md).
- **Bestand pflegen?** Öffne [Objekte und Wohnungen](bestand.md), [Mietverhältnisse](mietverhaeltnisse.md) oder [Kontakte](kontakte.md).
- **Anschriften korrigieren?** Unter [Anschriften richtig pflegen](anschriften.md) findest du die vier Adressfelder und Hinweise zu älteren Einträgen.
- **Unterlagen ablegen?** Nutze [Dokumente](dokumente.md).
- **Zähler ablesen?** Richte zuerst die [Zähler](zaehler.md) ein und folge der [Ableseanleitung](ablesungen.md).
- **Ein Jahr abrechnen?** Beginne bei der [Jahresvorbereitung](jahresvorbereitung.md).
- **Einen Betrag nachvollziehen?** Prüfe [Rechenwege und Rundung](rechenwege.md) sowie [Vorauszahlungen für Teilmonate](vorauszahlungen.md#vorschläge-für-teilmonate-und-betragsänderungen).
- **Daten aufbewahren?** Vergleiche [Export, Sicherung und Wiederherstellung](einstellungen.md#export-sicherung-und-wiederherstellung-unterscheiden).
- **Etwas funktioniert nicht?** Sieh unter [Hilfe bei Problemen](hilfe.md) nach oder nutze die [Suche](/suche/).

### So liest du das Handbuch

**Fett gedruckte Begriffe** bezeichnen Menüs, Felder und Schaltflächen der Anwendung. Ein Pfad wie **Nebenkosten → Objekt → Vorauszahlungen** beschreibt die Reihenfolge, in der du Bereiche öffnest. Die Beispiele verwenden ausschließlich erfundene Personen und Daten.

Die Anleitungen richten sich an Vermieter und Mitarbeitende der Verwaltung. Welche Daten du sehen und bearbeiten kannst, hängt von deinem zugewiesenen Verwaltungsbereich und deinen Berechtigungen ab. Das Handbuch beschreibt die aktuelle Anwendung; Zugangseinrichtung und Serverbetrieb übernimmt die zuständige Administration.

### Das Handbuch mit einem KI-Assistenten verwenden

Das [Kapitelverzeichnis für KI-Assistenten](https://hilfe.mietfink.de/llms.txt) verlinkt alle Anleitungen. Unter [Vollständiges Handbuch als Text](https://hilfe.mietfink.de/llms-full.txt) findest du ihren zusammengefassten Inhalt, etwa zum Nachschlagen oder als Grundlage für Fragen an einen Assistenten. Beide Dateien werden gemeinsam mit dem Handbuch aktualisiert.

Diese Dateien enthalten die öffentliche Anleitung. Sie geben einem Assistenten keinen Zugriff auf deine Objekte, Mieterdaten oder Belege. Prüfe Antworten anhand der verlinkten Anleitung und des aktuellen Anwendungsstands.

[Zur Anwendung](https://mietfink.de) · [Begriffe nachschlagen](glossar.md)

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## Erste Schritte

### Anmelden

Voraussetzung ist ein Benutzerkonto mit einem zugeordneten Verwaltungsbereich.

1. Öffne [Mietfink](https://mietfink.de).
2. Wähle **Mit deinem Konto anmelden** und melde dich beim angezeigten Kontodienst an.
3. Nach der Rückkehr erscheint dein Verwaltungsbereich. Bei mehreren Bereichen wählst du oben den passenden aus.

Bei **Kein Verwaltungsbereich zugeordnet** kann die Administration deinen Zugang zuordnen. Wiederholtes Anmelden allein legt keinen Bereich an. Über **Konto verwalten** oben rechts öffnest du deine Kontoeinstellungen; dort kannst du auch dein Passwort ändern. **Abmelden** beendet den Zugang zur Anwendung.

### Deinen Bestand einrichten

Halte Vermieteranschrift und Bankverbindung, Objektanschriften, Wohnflächen, Mietverträge und vereinbarte Vorauszahlungen bereit.

1. Lege unter **Einstellungen → Vermieterprofile → + Vermieterprofil** den Absender mit Anschrift und IBAN an.
2. Lege unter **Bestand** ein Objekt an und wähle das Vermieterprofil aus.
3. Öffne das Objekt und lege die Wohnungen mit ihrer Wohnfläche an.
4. Erfasse die zugehörigen [Mietverhältnisse](mietverhaeltnisse.md), Empfängeranschriften und Vertragsparteien.
5. Ergänze für jedes Mietverhältnis die gültigen Zeiträume von Personenzahl und monatlicher Vorauszahlung.
6. Lege Verträge und andere Unterlagen unter [Dokumente](dokumente.md) ab und ordne sie zu.

**Ergebnis:** Bestand und Verträge sind erfasst. Zahlungseingänge und Zählerstände werden anschließend separat bestätigt.

:::tip Anschriften getrennt pflegen
Straße, Hausnummer, PLZ und Ort haben eigene Felder. Vermieter-, Objekt-, Kontakt- und Vertragsanschrift sind eigenständige Angaben. Eine geänderte Kontaktanschrift ändert nicht automatisch die Empfängeranschrift eines Mietverhältnisses.
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Hinweise zur richtigen Empfängeradresse und zur Zuordnung älterer Adresstexte findest du unter [Anschriften richtig pflegen](anschriften.md).

### Die erste Abrechnung vorbereiten

1. Öffne **Nebenkosten**, wähle Objekt und Jahr.
2. Arbeite [Jahr vorbereiten](jahresvorbereitung.md) durch.
3. Erfasse Kosten und externe Heizkostenanteile und prüfe ihre Grundlagen.
4. Bestätige die tatsächlichen [Vorauszahlungen](vorauszahlungen.md).
5. Behebe offene Angaben und prüfe die PDF-Vorschau, bevor du eine [Abrechnung abschließt](abrechnungen.md).

Eine vollständige Musterfolge findest du im [Beispiel](beispiel.md).

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## Orientierung und Bedienung

### Die Hauptbereiche

| Bereich | Hier erledigst du |
| --- | --- |
| Übersicht | Bestand, Belegung und nächste Schritte überblicken |
| Bestand | Objekte, Wohnungen und Mietverhältnisse pflegen |
| Kontakte | Personen und Organisationen verwalten |
| Dokumente | Unterlagen suchen, ansehen und zuordnen |
| Verbräuche | Zähler einrichten, ablesen und auswerten |
| Nebenkosten | Objekt und Jahr wählen, Kosten und Zahlungen prüfen und abrechnen |
| Einstellungen | Vermieterprofile, KI-Zugang und Datenexport verwalten |

Der Verwaltungsbereich oben gilt für deine gesamte Arbeit. Prüfe ihn vor dem Erfassen von Daten. Unter **Nebenkosten** gelten zusätzlich das ausgewählte Objekt und Abrechnungsjahr.

### Übersicht und Wohnungsansicht

1. Öffne **Übersicht** für Bestandszahlen, deine Objekte und nächste Schritte.
2. Öffne ein Objekt und anschließend eine Wohnung unter **Bestand**.
3. Prüfe **Offene Punkte**, aktuelles Mietverhältnis, Personen, Vorauszahlung und letzte Ablesung.
4. Wähle bei **Verbräuche** die letzten zwölf Monate oder ein Kalenderjahr und schalte bei Bedarf **Vorjahr** hinzu.
5. Wähle bei **Nebenkosten** das Abrechnungsjahr. **Soll**, **Erfasst** und **Bestätigt** sind unterschiedliche Zustände; für die Abrechnung zählen bestätigte Eingänge.
6. Über **Zahlungen bearbeiten**, **Abrechnungen öffnen**, das Mietverhältnis oder Dokumentlinks gelangst du zu den Einzelangaben.

### Suchen, filtern und blättern

Nutze das Suchfeld des jeweiligen Bereichs. Aktive Filter können Einträge ausblenden. Mit **Archivierte anzeigen** werden in den entsprechenden Listen auch archivierte Datensätze sichtbar. Bei längeren Listen führen **Nächste Seite** und **Erste Seite** durch die Ergebnisse. Die Suche im Benutzerhandbuch durchsucht Anleitungen, keine Verwaltungsdaten.

### Formulare speichern

Öffne **Bearbeiten**, ändere die Angaben und bestätige mit der angebotenen Speicherschaltfläche. Warte auf die Erfolgsmeldung. Rot markierte Felder und Fehlermeldungen zeigen, was noch fehlt. Ein offenes Formular kann beim Schließen vor ungespeicherten Änderungen warnen.

Wenn sich der Datenstand inzwischen geändert hat, vergleiche die angezeigten Angaben und folge der [Anleitung zu Bearbeitungskonflikten](hilfe.md#bearbeitungskonflikte-auflösen). Die Übernahme deiner Eingaben auf die neue Version erfordert danach einen erneuten Speicherschritt. Für [Zahlungsfelder](vorauszahlungen.md) gelten eigene Speicherauslöser, insbesondere beim Verlassen eines bearbeiteten Feldes.

### Auf dem Smartphone

Öffne die Navigation über die Menüschaltfläche. Lange Tabellen lassen sich bei Bedarf seitlich verschieben. Für [Vorauszahlungen](vorauszahlungen.md) gibt es eine Monatsansicht mit **Erfassen**. Zählerfotos kannst du direkt bei der Ablesung auswählen.

Du kannst das Handbuch über die Druckfunktion deines Browsers drucken oder als PDF speichern. Das ist unabhängig von den Abrechnungs-PDFs der Anwendung.

### Löschen und Archivieren unterscheiden

In Bearbeitungsdialogen vorhandener Datensätze kann **Löschen** angeboten werden. Prüfe, welcher Datensatz geöffnet ist, wähle **Löschen** und bestätige den Dialog **Datensatz löschen?** erneut mit **Löschen**. Eine erfolgreiche Löschung entfernt diesen Datensatz. Abhängige Daten können die Löschung verhindern; lies dann die Fehlermeldung. Es gibt keinen allgemeinen Papierkorb in der Oberfläche.

**Archiviert** erhält dagegen den Datensatz und blendet ihn in dafür vorgesehenen Ansichten aus. Die verfügbaren Filter unterscheiden sich je Bereich. Bei falschen Ablesungen nutze [Korrigieren oder Stornieren](ablesungen.md), bei abgeschlossenen Abrechnungen eine [Korrekturversion](abrechnungen.md).

Archivierung entfernt keine bisherigen Mietzeiträume oder Kosten aus einer dazugehörigen Abrechnung. Korrigiere fehlerhafte Grundlagen direkt am betreffenden Datensatz; mit einer Archivmarkierung werden sie nicht rückwirkend ungültig.

### Gemeinsam in einem Verwaltungsbereich arbeiten

Änderungen gelten für alle berechtigten Personen desselben Verwaltungsbereichs. Lade die Ansicht neu, wenn andere gerade dieselben Grundlagen bearbeiten. Bei einem Konflikthinweis findest du das weitere Vorgehen unter [Hilfe bei Problemen](hilfe.md#fehlende-berechtigung-wartung-oder-unterbrochener-vorgang).

Ein aktueller Abrechnungsentwurf berücksichtigt die gespeicherten Grundlagen. Eine bereits abgeschlossene PDF-Version bleibt unverändert. Auch heruntergeladene Dateien aktualisieren sich nicht automatisch; erstelle bei Bedarf einen neuen Export oder eine Korrekturversion.

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## Anschriften richtig pflegen

Eine Anschrift besteht aus **Straße**, **Hausnummer**, **PLZ** und **Ort**. Trage beispielsweise `Gartenstraße`, `10 a`, `01234` und `Musterstadt` getrennt ein. Hausnummern dürfen Zusätze enthalten; führende Nullen der PLZ bleiben erhalten.

### Welche Anschrift wird wofür verwendet?

| Eintrag | Bearbeitung | Verwendung |
| --- | --- | --- |
| Vermieterprofil | Einstellungen → Vermieterprofile | Absender der zugeordneten Objekte und ihrer Abrechnungen |
| Objekt | Bestand → Objekt bearbeiten | Lage des verwalteten Gebäudes |
| Kontakt | Kontakte → Kontakt bearbeiten | Gemeinsame Kontaktdaten einer Person oder Organisation |
| Mietverhältnis | Mietverhältnis bearbeiten | Vertragsbezogene Empfängeranschrift der Abrechnung |

Diese Anschriften werden eigenständig gespeichert. Eine Änderung am Kontakt ändert die Vertragsanschrift nicht automatisch; eine Objektanschrift ersetzt keine Empfängeranschrift. Auch die Empfängerbezeichnung **Mieter / Empfänger** ist von den vier Adressfeldern getrennt.

### Eine Anschrift ändern und kontrollieren

1. Öffne den richtigen Eintrag und dessen Bearbeitung.
2. Kontrolliere alle vier Adressfelder, auch wenn du nur eines ändern möchtest.
3. Speichere und öffne den Eintrag erneut zur Kontrolle.
4. Soll die Anschrift auf einer Abrechnung erscheinen, prüfe zusätzlich deren aktuellen PDF-Entwurf.

Zum Übernehmen einer Kontaktanschrift öffnest du am Mietverhältnis **Vertragsparteien → Bearbeiten**. Speichere zuerst die Parteienauswahl mit dem richtigen Hauptkontakt. Verwende anschließend **Kontaktanschrift in den Vertrag übernehmen**, sofern der Hauptkontakt eine Anschrift besitzt. Der vollständige Ablauf steht unter [Mietverhältnisse](mietverhaeltnisse.md#vertragsparteien-und-hauptkontakt).

### Wenn „Bisherige Anschrift“ angezeigt wird

Erkennbare ältere Straßenanschriften wurden auf die neuen Felder aufgeteilt. Bei uneindeutigen Angaben bleiben die Felder zunächst leer und das Formular zeigt die ursprüngliche Anschrift mit der Bitte um Zuordnung.

1. Vergleiche **Bisherige Anschrift** mit der aktuellen Unterlage.
2. Übertrage Straße, Hausnummer, PLZ und Ort vollständig in die passenden Felder.
3. Prüfe Empfängername und eventuell vorhandene Zusätze, bevor du speicherst.
4. Kontrolliere danach die angezeigte Anschrift und gegebenenfalls den PDF-Entwurf.

Bei einer neu gespeicherten strukturierten Anschrift wird der zusammengefasste Adresstext aus den vier Feldern gebildet. Zusätzliche alte Zeilen werden dabei nicht automatisch angehängt. Für Angaben wie `c/o`, Postfach oder weitere Zustellzusätze gibt es derzeit kein eigenes Zusatzfeld. Wenn sich eine vorhandene Anschrift nicht vollständig und richtig zuordnen lässt, brich die Bearbeitung ab und kläre die Erfassung mit der Administration. Eine interne Notiz ersetzt keinen Zustellzusatz in der PDF.

Solange die Anschrift unverändert bleibt, bleibt auch der bisherige Adresstext erhalten. Bereits abgeschlossene Abrechnungsversionen behalten ihre gespeicherte Anschrift. Eine berichtigte Abrechnung benötigt eine [Korrekturversion](abrechnungen.md#eine-korrekturversion-erstellen).

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## Beispiel: von der Einrichtung zur Abrechnung

Dieses Beispiel verwendet erfundene Daten. Es zeigt die Arbeitsfolge für 2026; übertrage nur die Vorgehensweise auf deine echten Unterlagen.

### 1. Musterbestand einrichten

1. Lege unter **Einstellungen** das Vermieterprofil „Musterverwaltung“ mit einer fiktiven Anschrift und in einer Testumgebung einer geeigneten Test-IBAN an.
2. Lege das Objekt „Musterhaus Gartenstraße“ an und ordne das Profil zu.
3. Ergänze zwei Wohnungen: „EG“ mit `60` m² und „OG“ mit `40` m².
4. Erfasse für das EG ein seit dem 1. Januar 2026 laufendes Mietverhältnis mit „Alex Beispiel“ als Empfänger und fiktiver Empfängeranschrift, für das OG entsprechend „Kim Muster“.
5. Prüfe unter **Vertragsparteien** die automatisch angelegten Kontakte und ihre Zuordnung als Hauptkontakt. Lege diese beiden Kontakte nicht zusätzlich von Hand an.
6. Ergänze ab dem 1. Januar die Personenzahl: zwei im EG, eine im OG.
7. Erfasse als monatliche Vorauszahlung für das EG 150 Euro und für das OG 100 Euro.

Prüfe alle Stammdaten und Vertragszeiträume. Details stehen unter [Erste Schritte](erste-schritte.md) und [Mietverhältnisse](mietverhaeltnisse.md).

### 2. Eine monatliche Ablesung nachvollziehen

1. Lege im EG eine Kaltwassermessstelle mit Zähler an.
2. Erfasse zum 1. März 2026 einen bestätigten Stand von 100 m³.
3. Erfasse zum 1. April 2026 einen bestätigten Stand von 108 m³.
4. Öffne die Verbrauchsübersicht für 2026: Für März ergibt sich aus diesen Grenzständen ein Verbrauch von 8 m³.

Ein Foto darf bei der Erfassung helfen, muss aber geprüft werden. Aus diesem einen Monatswert entsteht noch keine vollständige Jahresverteilung. Siehe [Ablesungen](ablesungen.md).

### 3. Kosten erfassen

1. Öffne **Nebenkosten**, wähle Musterhaus und 2026.
2. Beginne mit **Jahr vorbereiten**. Ohne Vorjahr sind noch keine Vorlagen vorhanden.
3. Lege eine Kostenart „Gebäudeversicherung“ an und prüfe ihre Grundlage für das Beispiel.
4. Lade einen synthetischen Jahresbeleg über den Belegeingang hoch.
5. Prüfe eine Position über 1.000 Euro für den 1. Januar bis 31. Dezember mit dem Schlüssel **Wohnfläche × Tage**, ohne Eigentümervorabzug und für beide Wohnungen.
6. Bestätige die geprüfte Grundlage und übernimm die Kosten.

Bei ganzjähriger Belegung beider Wohnungen entfallen in diesem vereinfachten Beispiel 600 Euro auf das EG und 400 Euro auf das OG. Prüfe das unter **Abrechnungen → Kostenanteile**. Weitere tatsächliche Kosten und externe Heizkosten müssen für eine vollständige Abrechnung ebenfalls erfasst werden.

### 4. Eingänge bestätigen

1. Öffne **Vorauszahlungen** und erfasse im EG für Januar und Februar jeweils tatsächlich erhaltene 150 Euro.
2. Im März seien nur 100 Euro eingegangen: Erfasse genau 100 Euro.
3. Im April sei nichts eingegangen: Bestätige ausdrücklich `0,00`.
4. Die bestätigte Summe dieser vier Monate beträgt 400 Euro. Weitere unbestätigte Vorschläge erhöhen diese Summe nicht.
5. Erfasse für eine vollständige Jahresabrechnung alle relevanten weiteren Monate und das zweite Mietverhältnis anhand der tatsächlichen Eingänge.

Siehe [Vorauszahlungen](vorauszahlungen.md). Die Vereinbarung von 150 Euro bedeutet nicht automatisch, dass 150 Euro eingegangen sind.

### 5. Prüfen und abschließen

1. Ergänze alle weiteren Grundlagen und gegebenenfalls externe Heizkosten samt passenden Empfänger-PDFs.
2. Prüfe unter **Kosten** sämtliche Jahreskosten und bestätige **Vollständigkeit prüfen → Vollständigkeit bestätigen**. Prüfe und bestätige die Vollständigkeit externer Heizkosten gesondert. Arbeite anschließend die Jahreskontrolle ab und dokumentiere nachvollziehbare Hinweise.
3. Wähle den Empfänger unter **Abrechnungen** und behebe alle offenen Angaben.
4. Setze das Ausstellungsdatum und prüfe PDF, Kostenanteile, Eingänge und Anlagen.
5. Wähle **Abrechnung abschließen → Sichern & abschließen**.
6. Öffne die gespeicherte Version und lade die PDF herunter.

Die kleinen Teilbeispiele oben ersetzen keine vollständigen Jahresdaten. Wenn der Abschluss blockiert ist, behebe die angezeigten Grundlagen statt Werte nur zum Freischalten zu bestätigen.

### 6. Eine spätere Korrektur

Wird ein Eingang nachträglich berichtigt, korrigiere den Monatsbetrag, prüfe den aktuellen Entwurf und erstelle eine **Korrekturversion**. Die vorherige PDF bleibt als damaliger Stand erhalten.

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## Objekte und Wohnungen

### Ein Objekt anlegen

Voraussetzung ist ein [Vermieterprofil](einstellungen.md).

1. Öffne **Bestand** und **Objekt anlegen**.
2. Gib **Objektbezeichnung**, Straße, Hausnummer, PLZ und Ort ein.
3. Wähle das zugehörige **Vermieterprofil** aus.
4. Speichere und öffne das neue Objekt.

Beispiel: „Musterhaus Gartenstraße“, Gartenstraße 10, 48143 Münster. Die Bezeichnung hilft beim Suchen, die Anschrift gehört in die getrennten Adressfelder.

Wie du Straße, Hausnummer, PLZ und Ort pflegst und ältere Adresstexte zuordnest, erklärt [Anschriften richtig pflegen](anschriften.md).

### Wohnungen ergänzen

1. Öffne das Objekt und **Wohnung anlegen**.
2. Vergib eine eindeutige **Wohnungsbezeichnung**, etwa „EG links“.
3. Erfasse **Wohnfläche in m²**. Das Feld erwartet eine Dezimalzahl mit Punkt, zum Beispiel `68.75`.
4. Lege bei Bedarf eine **Reihenfolge** fest und speichere.
5. Öffne die Wohnung und lege ihr [Mietverhältnis](mietverhaeltnisse.md) an.

**Ergebnis:** Die Wohnung ist dem Objekt zugeordnet. Ihre Fläche kann in Kostenverteilungen eingehen. Prüfe sie deshalb anhand der Unterlagen.

### Angaben ändern

Öffne das Objekt und seine Bearbeitung. In der Wohnungsübersicht führt **Stammdaten der Wohnung bearbeiten** zum Wohnungsformular. Kontrolliere nach Änderungen an Flächen oder Zuordnungen die betroffenen aktuellen Abrechnungsentwürfe. Bereits abgeschlossene Versionen bleiben erhalten.

Die Wohnungsansicht zeigt aktuelle und weitere Mietverhältnisse, Verbräuche und Dokumente. Über **Dokumente** gelangst du zur gefilterten Ablage; siehe [Orientierung](navigation.md).

### Archivieren und wieder anzeigen

1. Öffne die Bearbeitung des betreffenden Eintrags.
2. Aktiviere **Archiviert (in historischen Ansichten weiterhin sichtbar)** und speichere.
3. Nutze in der Übersicht **Archivierte anzeigen**, um den Eintrag wiederzufinden.
4. Zum Reaktivieren entfernst du die Archivmarkierung und speicherst.

Archivieren ersetzt keinen Mieterwechsel. Ein Vertragsende erfasst du am Mietverhältnis, damit Belegung und Leerstand korrekt bleiben.

### Wenn Angaben fehlen

Ist kein Vermieterprofil auswählbar, lege es zuerst unter **Einstellungen** an. Findest du ein Objekt nicht, prüfe Verwaltungsbereich, Suche, Archivfilter und Ergebnisseite.

### Ein Objekt oder eine Wohnung löschen

Öffne das jeweilige Bearbeitungsformular, wähle **Löschen** und bestätige **Datensatz löschen?**. Abhängige Datensätze verhindern die Löschung, etwa Wohnungen eines Objekts oder Mietverhältnisse einer Wohnung. Für weiterhin benötigte historische Daten verwende die Archivierung. Prüfe nach einer erfolgreichen Löschung die Bestandsübersicht; einen allgemeinen Papierkorb gibt es nicht.

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## Mietverhältnisse und Mieterwechsel

### Ein Mietverhältnis anlegen

Voraussetzung ist eine Wohnung im [Bestand](bestand.md).

1. Öffne die Wohnung und **Mietverhältnis anlegen** oder die Mietverhältnisliste.
2. Wähle **Wohnung**, **Mieter / Empfänger** und **Vertragsbeginn**.
3. Trage die Empfängeranschrift in Straße, Hausnummer, PLZ und Ort ein. Ergänze bei Bedarf Mieter-IBAN und interne Notiz.
4. Bei einem laufenden Vertrag bleibt **Letzter Miettag** leer. Bei einem beendeten Vertrag ist dies der letzte eingeschlossene Tag.
5. Vergleiche die Angaben mit dem Vertrag und bestätige **Stammdaten und Mietzeitraum sind geprüft**.
6. Speichere und ergänze Personenzahl sowie Vorauszahlung für die gültigen Zeiträume.

Beim Anlegen des Mietverhältnisses erzeugt Mietfink aus **Mieter / Empfänger** und Anschrift automatisch einen Kontakt und ordnet ihn als Hauptkontakt zu. Eine Suche nach gleichnamigen bestehenden Kontakten ersetzt diese Neuanlage nicht. Prüfe deshalb nach dem Anlegen zuerst die vorhandene Zuordnung, bevor du weitere Kontakte anlegst.

### Vertragsparteien und Hauptkontakt

1. Prüfe den automatisch angelegten Hauptkontakt. Lege nur zusätzlich benötigte Personen unter [Kontakte](kontakte.md) an oder verwende passende vorhandene Kontakte.
2. Öffne das Mietverhältnis und unter **Vertragsparteien** die Schaltfläche **Bearbeiten**.
3. Suche und markiere alle Vertragsparteien und wähle genau einen Hauptkontakt.
4. Speichere die Auswahl.

Der **Vertragsbezogene Empfänger** wird eigenständig gespeichert. Im Parteien-Dialog kannst du mit **Kontaktanschrift in den Vertrag übernehmen** die Anschrift des Hauptkontakts ausdrücklich übernehmen. Speichere zuerst eine geänderte Parteienauswahl und öffne den Dialog bei Bedarf erneut. Die Schaltfläche ist gesperrt, solange die Auswahl ungespeichert ist, kein Hauptkontakt gewählt wurde oder dessen Kontaktanschrift fehlt; ergänze eine fehlende Anschrift unter **Kontakte**. Prüfe danach die Empfängeranschrift: spätere Kontaktänderungen aktualisieren sie nicht automatisch.

### Personenzahl und Vorauszahlung ab einem Datum ändern

1. Öffne in der Mietverhältnisliste die Historie des Vertrags.
2. Wähle **Personenzahl ab Datum ändern** oder **Vorauszahlung ab Datum ändern**.
3. Gib **Gültig ab** und den neuen Wert ein und speichere.
4. Prüfe den bisherigen und neuen Zeitraum in der Historie.

Beim Ändern ab Datum beendet Mietfink den bisherigen Zeitraum automatisch am Vortag. Eine echte Änderung bekommt einen neuen Zeitraum. Einen Erfassungsfehler in einem vorhandenen Zeitraum korrigierst du durch Öffnen des entsprechenden Historieneintrags. Vermeide Lücken und Überschneidungen. Die Vorauszahlungshistorie bestimmt das Soll; tatsächliche Eingänge erfasst du gesondert unter [Vorauszahlungen](vorauszahlungen.md).

### Mieterwechsel durchführen

1. Wähle beim bisherigen Mietverhältnis **Mieterwechsel**.
2. Gib dessen **Letzten Miettag** an.
3. Wähle die nachfolgende Nutzung: neues Mietverhältnis oder Leerstand.
4. Für einen neuen Mieter ergänze Empfänger, Anschrift, Vertragsbeginn, Personen und monatliche Vorauszahlung.
5. Prüfe die Zusammenfassung und bestätige den Wechsel.
6. Kontrolliere anschließend beide Verträge und gegebenenfalls die Lücke zwischen ihnen.

Beim Mieterwechsel werden die Personen- und Vorauszahlungszeiträume des bisherigen Mieters automatisch an dessen letztem Miettag beendet. Eine Lücke bis zum neuen Vertrag wird als Leerstand geführt.

**Beispiel:** Ende am 30. Juni, neuer Beginn am 1. August: Der Juli ist Leerstand. Überschreibe nicht einfach den Namen des bisherigen Mieters, sonst bildet der Datensatz den Wechsel nicht richtig ab.

### Leerstand und Personenschlüssel

Leerstand ergibt sich aus den Vertragszeiträumen. Für eine Verteilung nach Personen ist zusätzlich ein ausdrückliches Gewicht nötig:

1. Öffne **Leerstand & Personenschlüssel → Leerstandsgewicht**.
2. Wähle Wohnung, Beginn, Ende und **Personengewicht**.
3. Begründe den verwendeten Wert und speichere.

Das Gewicht ist eine geprüfte Verteilungsgrundlage, keine automatisch angenommene Belegung. Fehlende Grundlagen können den Abrechnungsabschluss verhindern.

### Vertragsdaten nachträglich berichtigen

Beginn und letzter Miettag sind eingeschlossene Tage. Endet der alte Vertrag am 30. Juni, kann ein anschließender Vertrag am 1. Juli beginnen. Zwei Mietverhältnisse derselben Wohnung dürfen sich auch nicht für einen einzelnen Tag überschneiden. Mehrere Personen in einem gemeinsamen Vertrag werden als [Vertragsparteien](#vertragsparteien-und-hauptkontakt) erfasst.

Für ein reguläres Ende mit nachfolgender Nutzung verwende **Mieterwechsel**. Wenn du stattdessen einen falsch erfassten Vertragszeitraum manuell korrigierst, können vorhandene Daten die Änderung verhindern:

- Personen- und Vorauszahlungszeiträume müssen vollständig innerhalb des Vertrags liegen. Berichtige diese zuerst anhand der Unterlagen.
- Direkt zugeordnete Kosten dürfen durch die Änderung nicht außerhalb des Vertrags liegen.
- Ein Monat mit erfasstem Zahlungseingang muss weiterhin wenigstens einen Miettag enthalten.

Die Wohnung eines bestehenden Vertrags lässt sich nicht nachträglich durch eine andere ersetzen. Lege bei einer tatsächlichen neuen Nutzung das passende Mietverhältnis an; kläre eine fehlerhafte Zuordnung mit abhängigen Daten gezielt, statt historische Datensätze nur zum Umgehen einer Sperre zu löschen.

Die Personenzahl eines belegten Vertrags liegt zwischen 1 und 50. Für Leerstand verwendest du ein gesondertes [Leerstandsgewicht](#leerstand-und-personenschlüssel), keinen Vertrag mit null Personen. Wie sich Datumsänderungen auf Vorschläge und Kosten auswirken, zeigen [Vorauszahlungen](vorauszahlungen.md#vorschläge-für-teilmonate-und-betragsänderungen) und [Rechenwege](rechenwege.md).

### Beendete und archivierte Verträge finden

Die Liste zeigt standardmäßig aktuelle Mietverhältnisse. Ändere den Listenfilter, wenn du einen früheren Vertrag suchst. Prüfe auch Wohnung, Suche und Archivstatus. Die Wohnungsansicht enthält außerdem weitere Mietverhältnisse.

### Fehlerhafte Datensätze löschen

Öffne einen bestehenden Vertrag oder einen Eintrag seiner Personen-/Vorauszahlungshistorie zur Bearbeitung und wähle **Löschen** mit anschließender Bestätigung. Beim Vertrag können abhängige Daten die Löschung verhindern. Ein gelöschter Historieneintrag entfällt als Berechnungsgrundlage; prüfe danach Zeiträume, Sollbeträge und aktuelle Abrechnungsentwürfe. Um einen falschen Wert zu berichtigen, kannst du den vorhandenen Eintrag stattdessen bearbeiten.

Auch ein geöffnetes **Leerstandsgewicht** lässt sich im Bearbeitungsdialog löschen. Prüfe anschließend den Personenschlüssel: Eine dadurch fehlende Grundlage kann den Abschluss sperren. Für ein reguläres Vertragsende verwende **Letzter Miettag** beziehungsweise **Mieterwechsel**; Archivierung und Löschung ersetzen kein Vertragsende.

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## Kontakte

### Kontakt anlegen

1. Öffne **Kontakte → + Kontakt anlegen**.
2. Erfasse **Name / Bezeichnung** und bei Bedarf Anschrift, E-Mail, Telefon und Notizen.
3. Speichere den Kontakt.
4. Öffne ein Mietverhältnis und ordne ihn unter **Vertragsparteien** zu.

Beim Anlegen eines Mietverhältnisses wird automatisch ein Kontakt aus Empfängername und Anschrift angelegt und als Hauptkontakt zugeordnet. Prüfe zuerst diesen Kontakt; lege zusätzliche Personen nur bei Bedarf separat an.

Ein Kontakt kann eine Person oder eine Organisation darstellen. Er ist nicht selbst der Mietvertrag. Mehrere Vertragsparteien können zu einem Mietverhältnis gehören; eine wird als Hauptkontakt ausgewählt.

Die Anschrift besteht aus **Straße**, **Hausnummer**, **PLZ** und **Ort**. Hinweise zu Namenszusätzen und älteren Adresstexten findest du unter [Anschriften richtig pflegen](anschriften.md).

### Kontakt bearbeiten und verwenden

Suche nach Name, E-Mail oder Telefon, öffne den Treffer und wähle **Bearbeiten**. In der Detailansicht findest du die zugehörigen Mietverhältnisse und einen Link zu den Dokumenten.

**Ergebnis:** Die gemeinsamen Kontaktdaten sind aktualisiert. Eine Vertragsanschrift bleibt davon unabhängig. Soll die neue Anschrift für eine Abrechnung verwendet werden, prüfe und ändere sie auch im [Mietverhältnis](mietverhaeltnisse.md).

### Archivieren

Markiere im Bearbeitungsformular **Archiviert** und speichere. Über **Archivierte anzeigen** findest du den Kontakt wieder und kannst die Markierung entfernen. Bestehende Vertragsbezüge werden durch die Archivierung nicht zu einem neuen Vertrag.

### Häufige Verwechslung

Ändere bei einem Mieterwechsel nicht den bisherigen Kontakt auf den Namen der neuen Person. Benutze den Mieterwechsel-Assistenten und prüfe anschließend den Hauptkontakt des neuen Vertrags, damit die Zuordnung früherer Unterlagen nachvollziehbar bleibt.

### Einen Kontakt löschen

Öffne **Bearbeiten → Löschen** und bestätige **Datensatz löschen?** mit **Löschen**. Bestehende Bezüge, etwa als Vertragspartei oder in Dokumentzuordnungen, können die Löschung verhindern. Ein nicht mehr aktiv benötigter Kontakt kann stattdessen archiviert werden. Das Entfernen eines Kontakts aus der Parteienauswahl eines Vertrags löscht nicht automatisch den Kontaktstammsatz.

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## Dokumente und Zuordnungen

### Eine Unterlage hochladen

1. Öffne **Dokumente → + Dokument hochladen**.
2. Wähle eine PDF-, PNG- oder JPEG-Datei bis 20 MB gemäß dem Uploaddialog.
3. Wähle bei Bedarf eine Zuordnung zu Objekt, Wohnung, Mietverhältnis oder Kontakt.
4. Lade die Datei hoch und warte, bis ihre Detailseite erscheint.

**Ergebnis:** Die Unterlage ist abgelegt. Das Hochladen allein erzeugt keine Kostenposition. Zum Übernehmen einer Rechnung verwende den [Belegimport](belegimport.md).

### Finden und ansehen

Suche nach dem Dokumentnamen und filtere nach **Dokumentart**. Wenn du aus einer Akte kommst, ist häufig bereits ein Zuordnungsfilter aktiv. Entferne diesen über die angezeigte Filterschaltfläche, um weitere Unterlagen zu sehen.

PDFs und unterstützte Bilder erscheinen in der Vorschau. Mit **Herunterladen** erhältst du die Datei. Für historische Dateiformate kann nur der Download verfügbar sein.

### Angaben und Zuordnungen ändern

1. Öffne das Dokument und **Angaben bearbeiten**.
2. Prüfe Name, Jahr und Dokumentart und speichere.
3. Wähle unter **Verknüpfen mit** die Art des Bezugs.
4. Wähle **Zuordnung hinzufügen**, den passenden Datensatz und speichere.
5. Eine vorhandene Zuordnung korrigierst du über deren **Bearbeiten**-Schaltfläche.

Eine Unterlage kann mehrere Bezüge besitzen, etwa zum Objekt und zu einem Kontakt. Für erzeugte Abrechnungen und Zählerfotos ist die allgemeine Metadatenbearbeitung nicht verfügbar; verwende den jeweiligen Fachbereich.

### Wenn der Upload oder die Vorschau scheitert

Prüfe Dateiformat und Größe sowie, ob sich die Originaldatei lokal öffnen lässt. Warte einen laufenden Upload ab, bevor du erneut startest. Prüfe danach die Dokumentliste auf einen bereits erfolgreichen Upload. Bei fehlender Vorschau versuche **Herunterladen** und melde einen weiterhin auftretenden Fehler mit dem Dokumentnamen an die Administration.

### Eine Zuordnung entfernen

Öffne **Bearbeiten** an der betreffenden Zuordnung, wähle **Löschen** und bestätige den Dialog. Das entfernt nur diesen Bezug: Die Originaldatei und andere Zuordnungen bleiben erhalten. Zuordnungen abgeschlossener Abrechnungsdokumente sind vor solchen Änderungen geschützt. Ein allgemeines Löschen der Originaldatei wird hier nicht angeboten; für [Zählerfotopakete](ablesungen.md) gibt es einen eigenen Vorgang.

### Eine mehrseitige PDF prüfen

Mit **Vorherige PDF-Seite** und **Nächste PDF-Seite** blätterst du durch die Vorschau. **PDF vergrößern** und **PDF verkleinern** ändern den Zoom. Wenn Text verfügbar ist, klappe **Text dieser PDF-Seite** auf, um ihn zu lesen. Bei reinen Bildscans kann diese Textansicht fehlen; prüfe das Originalbild beziehungsweise die heruntergeladene PDF. Kontrolliere bei Abrechnungen auch die Folgeseiten und Anlagen.

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## Messstellen und Zähler einrichten

### Messstelle, Zählerart und Zähler unterscheiden

Eine **Messstelle** beschreibt den Ort und die Zuordnung einer Messung, etwa „Kaltwasser EG links“. Der **Zähler** ist das dort eingebaute Gerät mit seiner Nummer. Bei einem Gerätewechsel bleibt die Messstelle bestehen. Die **Zählerart** legt unter anderem Standardeinheit und Zählverhalten fest.

### Eine Messstelle mit Zähler anlegen

1. Öffne **Verbräuche** und das Objekt, anschließend den Reiter **Zähler** mit dem **Zählerverzeichnis**.
2. Falls nötig, lege mit **+ Zählerart** eine Art mit Bezeichnung, Standardeinheit und Zählverhalten an.
3. Wähle **+ Messstelle mit Zähler**.
4. Erfasse Messstellenname und Standort und ordne bei einer Wohnungsmessstelle die Wohnung zu.
5. Wähle Zählerart und Rolle. Ordne einen Unterzähler dem passenden Hauptzähler zu, wenn diese Zuordnung benötigt wird.
6. Trage Zählernummer, Einheit, Nachkommastellen und Einbaudatum ein; ergänze einen bekannten Anfangsstand.
7. Speichere und kontrolliere Zuordnung und Gerät im Verzeichnis.

**Beispiel:** Messstelle „Kaltwasser EG“, Wohnung „EG links“, Zählernummer „KW-1001“, Einheit „m³“. Nummer und Einheit müssen zum tatsächlichen Gerät passen, damit Fotos und Werte richtig zugeordnet werden.

### Verzeichnis bearbeiten

Suche nach Name, Nummer oder Standort und filtere nach Wohnung/Bereich und Zählerart. Unter **Aktionen** findest du **Messstelle bearbeiten**, **Zähler bearbeiten** und **Zählerwechsel**. Bei den Geräteangaben kannst du weitere erkennbare Nummern und eine Notiz pflegen. Unter **Zählerarten verwalten** bearbeitest du bestehende Arten.

Wenn ein Hauptzähler nicht auswählbar ist, prüfe zuerst dessen Einrichtung und fachlich passende Zuordnung im selben Objekt. Ein Unterzähler darf nicht sich selbst als übergeordneten Zähler verwenden.

Zählernummern und zusätzliche erkennbare Nummern müssen im Verwaltungsbereich eindeutig sein; dabei spielt Groß-/Kleinschreibung keine Rolle. Eine bereits verwendete Nummer ist daher keine geeignete neue Gerätekennung. Prüfe bei einem Fund erst, ob das Gerät schon angelegt wurde.

### Einen Zählerwechsel dokumentieren

1. Öffne beim bisherigen Gerät **Aktionen → Zählerwechsel**.
2. Erfasse **Alter Zähler ausgebaut am** und **Endstand alter Zähler**.
3. Ergänze Nummer, Einbaudatum und Anfangsstand des neuen Zählers.
4. Prüfe Einheit, Nachkommastellen und gegebenenfalls Register.
5. Speichere und kontrolliere anschließend den Verlauf und das aktive Gerät.

Überschreibe bei einem Gerätewechsel nicht einfach die alte Zählernummer. Der Wechsel benötigt die getrennten Einbauzeiträume und Stände beider Geräte.

Der neue Einbau darf zeitgleich mit dem Ausbau oder später beginnen, aber nicht davor. Ein bekannter Anfangsstand wird als Ablesung gespeichert; der Wechsel speichert außerdem den Endstand des alten Geräts. Bereits ausgebaute Geräte können nicht erneut über denselben Wechsel abgeschlossen werden. Kontrolliere bei einer abgebrochenen Bestätigung zuerst das Verzeichnis und den Verlauf, bevor du einen weiteren neuen Zähler anlegst.

Eine Messstelle und ein Gerät dürfen keine überlappenden Einbauzeiträume besitzen. Der Einbauzeitraum darf vorhandene Ablesungen nicht nachträglich ausschließen. Änderungen an Einheit oder Register sollten die Angaben am realen Gerät wiedergeben; eine Einheitenänderung rechnet vorhandene Zahlen nicht automatisch um.

Ein reiner Erfassungsfehler wird im [Ableseverlauf](ablesungen.md) korrigiert. Ein tatsächlicher Überlauf oder eine Zurücksetzung wird bei der Ablesung als Besonderheit angegeben.

### Rolle und Zählverhalten auswählen

| Auswahl | Verwendung |
| --- | --- |
| Hauptzähler | Übergeordnete Messstelle des Objekts; ohne Wohnungszuordnung |
| Unterzähler | Einzelne Messstelle, etwa einer Wohnung; kann einem Hauptzähler desselben Objekts zugeordnet werden |
| Allgemeinverbrauch | Messstelle für gemeinschaftlichen Verbrauch des Objekts; ohne Wohnungszuordnung |
| Fortlaufend | Zählerart mit weiterlaufendem Stand; eine Ablesung mit der Besonderheit „Zurücksetzung“ wird für diese Art nicht akzeptiert |
| Zurücksetzbar | Zählerart, bei der eine tatsächliche Zurücksetzung ausdrücklich an der Ablesung erfasst werden darf |

Ein kleinerer Stand ist nicht automatisch eine Zurücksetzung. Prüfe zuerst Eingabefehler und Gerätewechsel. Für **Zählerüberlauf** muss am Einbau ein Überlaufwert hinterlegt sein. Die Rollen ordnen Messstellen ein; sie ersetzen keine geprüfte Verbrauchsgruppe der Kostenverteilung.

### Archivieren und löschen

In der Bearbeitung von Zählerart, Messstelle und Gerät steht **Archiviert** zur Verfügung. Archivierte Messstellen verschwinden aus Ableseliste, Übersicht und Zählerverzeichnis. Archivierte Zählerarten werden bei der Neuanlage nicht regulär angeboten. Die Archivmarkierung eines Geräts ersetzt keinen Ausbau und keinen **Zählerwechsel**. Prüfe deshalb vor der Archivierung, ob die Einrichtung noch benötigt wird. Das Zählerverzeichnis bietet keinen allgemeinen Filter zum Wiedereinblenden archivierter Messstellen; bei einer versehentlichen Archivierung benötigst du Unterstützung durch die Administration.

Für einen bestehenden Eintrag bietet der Bearbeitungsdialog **Löschen** mit Bestätigung an. Verwendungen können die Löschung verhindern: etwa Messstellen einer Zählerart, Einbauzeiträume eines Geräts oder Ablesungen zu einem Einbau. Entferne keine benötigte Historie, um eine Löschung zu erzwingen. Falsche Stände werden im [Ableseverlauf](ablesungen.md) korrigiert oder storniert.

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## Zählerstände und Fotos erfassen

### Eine Ablesung vorbereiten

Voraussetzung sind [eingerichtete Messstellen mit Zählern](zaehler.md).

1. Öffne **Verbräuche** und das Objekt.
2. Öffne den Reiter **Ablesen** und wähle das **Ablesedatum**.
3. Prüfe mit Suche und Filtern, welche Messstellen fehlen. Der Status unterscheidet offene, bestätigte und noch nicht eingerichtete Messstellen.

Für Monatsverbräuche braucht Mietfink passende Anfangs- und Endstände: Der März ergibt sich zum Beispiel aus den Ständen vom 1. März und 1. April. Setze das Datum auf den tatsächlichen Ablesezeitpunkt; unregelmäßige Zeiträume werden nicht künstlich auf Monate verteilt.

### Einen Stand manuell erfassen

1. Wähle an der Messstelle **Ablesen**.
2. Vergleiche Gerät und Nummer mit dem eingebauten Zähler.
3. Gib den vollständigen Zählerstand einschließlich der benötigten Nachkommastellen ein.
4. Prüfe **Abgelesen am** und gegebenenfalls die Besonderheit **Zurücksetzung** oder **Zählerüberlauf**.
5. Prüfe die Angaben und bestätige die Ablesung über die Speicherschaltfläche.

**Ergebnis:** Der bestätigte Stand erscheint am gewählten Tag und im Verlauf. Ein ungewöhnlich kleiner Stand sollte zuerst auf einen Eingabefehler oder Gerätewechsel geprüft werden.

### Ein einzelnes Zählerfoto nutzen

1. Wähle im Ablesedialog **Zähler fotografieren** und füge ein Foto hinzu.
2. Wähle **Foto auswerten**. Mit eingerichteter [KI-Erkennung](einstellungen.md) erhältst du Vorschläge für Nummer und Stand; warte eine laufende Auswertung ab.
3. Vergleiche Bild, Gerät, Nummer und Stand und korrigiere falsche Vorschläge.
4. Bei **Das Foto passt nicht eindeutig zu Zähler …** prüfe die Zuordnung besonders sorgfältig. Nur wenn das Bild tatsächlich zu diesem Gerät gehört, markiere **Zuordnung trotzdem bestätigen**. Andernfalls brich die Erfassung ab und öffne die richtige Messstelle.
5. Prüfe Datum und Stand und wähle **Ablesung bestätigen**.

Solange eine Auswertung läuft, das Gerät beziehungsweise ein Stand fehlt oder eine abweichende Zuordnung nicht bestätigt ist, kann die Bestätigung gesperrt sein. Ohne KI-Zugang bleiben Fotoablage und manuelle Eingabe möglich.

### Mehrere Fotos gemeinsam prüfen

1. Wähle **Fotos gesammelt hochladen**. Im Dialog **Zählerfotos prüfen** wählst du **Alle Zählerfotos auswählen**.
2. Wähle die Fotos aus und prüfe das gemeinsame Ablesedatum.
3. Warte auf die Analyse. Nutze **Zu prüfen**, um offene Zuordnungen zu finden.
4. Öffne jeden Vorschlag, vergleiche die Belegfotos und korrigiere **Messstelle / Zähler** sowie **Zählerstand**.
5. Bestätige **Angaben geprüft** und wähle die zu übernehmenden Ablesungen aus.
6. Wähle **Ablesungen übernehmen** und kontrolliere die gespeicherten Stände im Verlauf.

Bilder lassen sich vergrößern; bei mehreren Bildern helfen Vor-/Zurück-Schaltflächen. Unbekannte Geräte kannst du über **Unbekannten Zähler direkt anlegen** ergänzen. Die Analyse selbst bestätigt noch keine Ablesung.

Bei einem Analysefehler kannst du **Erneut analysieren** wählen. Für bereits ausgewertete Pakete steht gegebenenfalls **Neu analysieren** zur Verfügung. Prüfe bei Problemen zunächst den KI-Zugang und die Lesbarkeit der Bilder. **Fotopaket löschen** verlangt eine Bestätigung und entfernt das unbestätigte Paket samt zugehörigen Fotos und Analysedaten. Während einer laufenden Analyse ist das Löschen gesperrt. Enthält das Paket bereits einen übernommenen Zählerstand, lässt es sich nicht auf diesem Weg löschen. Einen falschen übernommenen Stand korrigierst oder stornierst du im **Verlauf**; Paketlöschung ist keine Rücknahme bestätigter Ablesungen.

### Falsche Ablesungen korrigieren oder stornieren

1. Öffne **Verlauf** an der Messstelle.
2. Wähle am betroffenen gültigen Stand **Korrigieren** oder **Stornieren**.
3. Bei einer Korrektur gibst du den neuen Stand ein. Begründe in beiden Fällen die Änderung.
4. Bestätige **Korrektur speichern** beziehungsweise **Stornierung bestätigen**.

Frühere Einträge bleiben im Verlauf sichtbar. Ein stornierter Stand zählt nicht mehr für die Verbrauchsermittlung. Prüfe nach einer Änderung die [Verbrauchsauswertung](verbrauchsauswertung.md); bereits abgeschlossene Abrechnungsversionen werden nicht umgeschrieben.

### Nachträglich ablesen und einen falschen Zeitpunkt berichtigen

Wähle den tatsächlichen Ablesezeitpunkt, nicht das Datum der späteren Eingabe. Er muss im Einbauzeitraum des ausgewählten Geräts liegen. Für denselben Zeitpunkt darf es an diesem Einbau nur eine gültige Ablesung geben. Bei einer nachträglich eingefügten normalen Ablesung muss der Stand zwischen dem vorherigen und dem nachfolgenden gültigen Stand liegen.

Meldet die Anwendung einen bereits vorhandenen Wert, öffne zuerst **Verlauf** und prüfe diesen Eintrag. Korrigiere einen falschen Stand über **Korrigieren**. Wurde das falsche Gerät oder der falsche Zeitpunkt verwendet, storniere den falschen Eintrag mit Begründung und erfasse anschließend die Ablesung am richtigen Gerät und Zeitpunkt neu. Prüfe danach die angrenzenden Verbrauchsintervalle.

### Zurücksetzung und Überlauf richtig einordnen

| Besonderheit | Wirkung und Voraussetzung |
| --- | --- |
| Keine | Die Differenz zum vorherigen Stand ist der Verbrauch. Ein niedrigerer Stand wird nicht als normaler Verbrauch akzeptiert. |
| Zurücksetzung | Nur für eine zurücksetzbare Zählerart. Der Verbrauch über diese Grenze wird als unbekannt behandelt, weil der Stand vor der Zurücksetzung daraus nicht hervorgeht. |
| Zählerüberlauf | Der Einbau benötigt einen hinterlegten Überlaufwert. Dieser wird einmal zur Differenz zwischen altem und neuem Stand addiert. |

**Beispiel:** Bei Überlaufwert 10.000, vorherigem Stand 9.990 und neuem Stand 15 ergibt sich 15 − 9.990 + 10.000 = 25. Der Überlaufwert ist die Zählspanne, nicht der letzte angezeigte Wert 9.999. Mehrere Überläufe zwischen zwei Ablesungen werden dadurch nicht automatisch erkannt.

Wähle eine Besonderheit nur, wenn sie tatsächlich eingetreten ist. Ein Gerätewechsel gehört in **Zählerwechsel**, ein Tippfehler in **Korrigieren**. Fehlt der erforderliche Überlaufwert, lässt sich dieser derzeit nicht im Ablesedialog ergänzen; kläre die Einbaueinstellung mit der Administration.

### Fotos: Dateigrenzen und teilweise erfolgter Upload

Zählerfotos können als JPEG, PNG oder HEIC/HEIF hochgeladen werden; pro Datei gilt die Grenze von 20 MB. Eine PDF ist kein Zählerfoto. Prüfe im Sammeldialog besonders das **Gemeinsame Ablesedatum**: Es gilt für die gemeinsam übernommenen Stände und wird nicht durch ein vermutetes Fotodatum ersetzt.

Bricht ein Sammelupload ab, können vorherige Dateien bereits im Eingang liegen. Prüfe zunächst die vorhandenen Pakete und lade nur fehlende Bilder nach. Die Auswahl zum Übernehmen und **Angaben geprüft** sind getrennte Schritte: Ein nicht ausgewählter Vorschlag wird nicht übernommen. Bei mehreren Fotos desselben Geräts kontrolliere, welche Belegfotos zum angezeigten Vorschlag gehören, bevor du ihn bestätigst.

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## Verbräuche auswerten und exportieren

### Jahreswerte ansehen

1. Öffne **Verbräuche** und das Objekt.
2. Wechsle in den Reiter **Übersicht** und wähle **Jahr** sowie **Zuordnung** zu allen Messstellen, allgemeinen Messstellen oder einer Wohnung.
3. Wechsle zwischen **Verbräuche** und **Zählerstände** und vergleiche die Werte.
4. Öffne bei fraglichen Ständen den Verlauf und prüfe die zugrunde liegenden Ablesungen.

Eine Wohnung zeigt zusätzlich Diagramme für die letzten zwölf Monate oder ein Kalenderjahr und einen zuschaltbaren Vorjahresvergleich. Tabellen und Hinweise erklären die Werte der Diagramme.

### Lücken und besondere Zeiträume verstehen

Ein fehlender Wert ist nicht automatisch Nullverbrauch. Für einen Monatsverbrauch müssen passende bestätigte Grenzstände vorliegen. Nicht passende Zeiträume erscheinen gesondert; Mietfink interpoliert sie nicht in einzelne Monate.

Bei Zählerwechseln prüfst du Endstand des alten Geräts und Anfangsstand des neuen Geräts. Bei Korrekturen und Stornierungen zählt der jeweils gültige Verlauf. Prozentuale Jahresvergleiche setzen zwei vollständige Jahre voraus.

### Wann ein Intervall als Monatsverbrauch erscheint

Ein Verbrauch entsteht aus zwei aufeinanderfolgenden gültigen Ablesungen desselben eingebauten Zählers. Für die Zuordnung zu einem Monat muss der Abstand **24 bis 38 Kalendertage** betragen; beide Ablesetage müssen höchstens vier Tage von einem Monatsanfang entfernt liegen. Das Intervall wird dem Monat seiner zeitlichen Mitte zugeordnet. Die tatsächlichen Ablesetage bleiben sichtbar.

**Beispiel:** 100 m³ am 1. März und 112 m³ am 1. April ergeben 12 m³ für März. Auch ein leicht verschobener Termin kann als Monatsintervall erscheinen. Die Differenz wird dabei nicht auf exakt 30 oder 31 Tage umgerechnet. Ein langer Abstand von zwei Monaten wird nicht auf zwei Monatswerte aufgeteilt.

Bei **Zurücksetzung** ist der Verbrauch über die Zurücksetzung hinweg unbekannt. Erst nachfolgende passende Ablesepaare liefern wieder eine Differenz. Bei **Zählerüberlauf** wird der hinterlegte Überlaufwert in die Differenz einbezogen; siehe [Ablesungen](ablesungen.md#zurücksetzung-und-überlauf-richtig-einordnen).

Ein fehlender Prozentvergleich kann auch bei vollständigen Werten vorkommen, wenn der Vorjahresverbrauch null war. Fehlende Werte, null Verbrauch und ein nicht berechenbarer Prozentvergleich sind unterschiedliche Zustände.

### Warum die Abrechnungs-PDF weniger Werte zeigen kann

Die Objektansicht kann Zeiträume zeigen, die über einen Mieterwechsel hinausgehen. Die Verbrauchsseiten einer Mieterabrechnung verwenden dagegen nur eindeutig zuordenbare Monatsintervalle der betreffenden Wohnung, die vollständig in den Mietzeitraum und das jeweilige Kalenderjahr fallen. Eine Ablesung am Tag nach dem letzten Miettag kann die abschließende Grenze bilden.

Ein Intervall über einen Mieterwechsel, mehrere konkurrierende Monatsintervalle oder ein nicht bestimmbarer Verbrauch werden dort als Lücke behandelt. Werte des vorherigen Mieters werden nicht einfach als Vorjahreswerte des neuen Mieters übernommen. Ein Gerätewechsel kann deshalb trotz vorhandener Teilablesungen eine Lücke in der Monatsdarstellung hinterlassen. Prüfe den Verlauf, bevor du einen solchen Monat als null interpretierst.

### CSV herunterladen

Wähle im Objektbereich **CSV exportieren** und warte auf den Download. Der Export dient zur weiteren Auswertung der Verbrauchsdaten. Er ist kein Ersatz für die Prüfung der Abrechnungsgrundlagen.

Die Datei enthält **gültige Ablesungen des gesamten gewählten Objekts**, nicht nur das ausgewählte Jahr, die sichtbare Wohnung oder die berechneten Monatsverbräuche. Korrigierte Vorgänger und stornierte Stände werden ausgelassen. Auch ältere Einbauten beziehungsweise archivierte Messstellen können mit ihren gültigen Ständen enthalten sein.

Die Spalten nennen Objekt, Wohnung, Messstelle, Zählerart, Zählernummer, Ablesezeitpunkt, Stand, Einheit und Quelle. Öffne die Datei mit **UTF-8** und **Semikolon** als Trennzeichen. Standwerte verwenden einen Dezimalpunkt. Filtere Zeitraum und Wohnung bei Bedarf anschließend im Tabellenprogramm und prüfe, ob Zahlen und Zeitpunkte richtig erkannt wurden.

### Verbrauch und Kostenverteilung

Die monatlichen Zählerauswertungen und die Verbrauchsgruppen der Kostenverteilung sind unterschiedliche Grundlagen. Für eine Kostenposition mit dem Schlüssel **Verbrauch** prüfst du unter **Nebenkosten → Kosten → Verbrauch & Zuordnung** Gesamtmenge und sämtliche Mieter-/Eigentümeranteile. Gehe nicht davon aus, dass jede Zählerablesung automatisch eine Kostenposition oder vollständige Verteilungsgruppe erzeugt.

Abrechnungs-PDFs können bei vorhandenen Daten zusätzliche Verbrauchsseiten enthalten: Anteile aus der Kostenverteilung, Monatsdiagramme, Wertetabellen und Vorjahresvergleich. Die Zählerdaten werden auf Wohnung und Mietzeitraum begrenzt und beim Abschluss mitgespeichert. Siehe [Abrechnungen](abrechnungen.md).

### Einen Diagrammwert bis zur Ablesung verfolgen

1. Wähle in einem Verbrauchsdiagramm die Monatsschaltfläche unter der Grafik.
2. Lies den Wert und den zugehörigen Ablesezeitraum. Fehlt ein vollständiges Intervall, wird dies angezeigt.
3. Wähle **Ablesungen öffnen**, um die zugrunde liegenden Stände der Messstelle im Verlauf zu prüfen.
4. Klappe **Daten als Tabelle** auf, um Monatswerte, verfügbare Vorjahreswerte und Ablesezeiträume nebeneinander zu lesen.

Prüfe bei einer Abweichung insbesondere Datum, Gerätewechsel und Korrekturen. Die Monatsauswahl ergänzt die Darstellung; sie erzeugt keine neue Ablesung.

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## Ein Abrechnungsjahr vorbereiten

### Objekt und Jahr wählen

Öffne **Nebenkosten**, wähle das Objekt und das **Abrechnungsjahr**. Unter **Jahr vorbereiten** führen fünf Schritte durch Vorjahr, Belege, Heizkosten, Vorauszahlungen und Abschlussprüfung. Kontrolliere Objekt und Jahr vor jedem Import.

### Vorjahresvorlagen übernehmen

1. Markiere unter **Vorjahr und erwartete Kosten** die weiterhin erwarteten Betriebskosten.
2. Wähle **Ausgewählte Vorlagen übernehmen**.
3. Bearbeite jede dadurch entstandene Aufgabe.

Es werden Aufgaben und Struktur übernommen, keine Vorjahresbeträge, Belege, Zahlungseingänge oder Verbrauchswerte. Ohne laufende Betriebskosten im Vorjahr beginnst du direkt mit neuen Kosten und Belegen.

### Aufgaben erledigen

Für eine offene Aufgabe gibt es drei Wege:

- **Kosten erfassen:** eine neue Position auf Basis der Vorlage anlegen und mit aktuellen Angaben speichern.
- **Vorhandene Kosten zuordnen:** eine bereits erfasste Betriebskostenposition auswählen und **Zuordnen** wählen.
- **Nicht angefallen:** begründen, warum es diese Ausgabe im ausgewählten Jahr nicht gab, und bestätigen.

Im [Belegimport](belegimport.md) kannst du ebenfalls eine Vorjahresvorlage auswählen; bei der Übernahme wird die Aufgabe mit der erzeugten Position verbunden. **Wieder öffnen** setzt eine erledigte Aufgabe zur erneuten Prüfung auf offen. Kontrolliere vorhandene Kosten, bevor du sie noch einmal erfasst.

### Weitere Grundlagen ergänzen

1. Bearbeite unter **Belegeingang** die [Betriebskostenrechnungen](belegimport.md).
2. Ordne [externe Heizkosten](heizkosten.md) den richtigen Empfängern zu.
3. Folge **Vorauszahlungen prüfen** und bestätige die tatsächlichen Eingänge.
4. Prüfe unter **Kosten** alle Jahreskosten und wähle **Vollständigkeit prüfen → Vollständigkeit bestätigen**. Diese [Bestätigung](kosten.md#vollständigkeit-der-jahreskosten-bestätigen) ist zusätzlich zur Heizkostenprüfung erforderlich.
5. Öffne **Jahreskontrolle**.

### Jahreskontrolle durchführen

**Fehler** müssen vor dem Abschluss behoben werden. **Hinweise** machen etwa auf offene Aufgaben, mögliche Dubletten, veränderte Verteilungen oder Kostenabweichungen über 25 Prozent aufmerksam. Bei einem Vorjahreswert von null erfolgt kein Prozentvergleich.

1. Öffne beim Befund **Grundlage öffnen** und prüfe die Angaben gegen die Unterlagen.
2. Korrigiere einen Fehler an seiner Quelle.
3. Wenn ein bestätigbarer Hinweis sachlich nachvollziehbar ist, trage eine konkrete **Prüfbegründung** ein und wähle **Hinweis bestätigen**.
4. Prüfe die Jahreskontrolle nach relevanten Datenänderungen erneut: Eine frühere Bestätigung kann dadurch ungültig werden.
5. Öffne **PDF-Vorschau und Abschluss**.

Eine bestätigte Warnung ersetzt keine fehlende Pflichtangabe. Beim Abschluss werden Prüfbefunde und Importherkunft zusammen mit der neuen Version festgehalten.

### Vorjahresvergleich und Dublettenhinweise verstehen

Der Kostenvergleich erfolgt nach Kostenart und umfasst die erfassten Betriebskosten einschließlich externer Heizkosten; persönliche Positionen zählen dabei nicht mit. Bei einer Abweichung von mehr als 25 Prozent wird ein Hinweis erzeugt. Bei Vorjahr null kann ein Hinweis mit Euro-Differenz erscheinen, aber kein sinnvoller Prozentwert.

Ein Vergleich des einzelnen Mieteranteils setzt zusätzlich einen passenden früheren Abschluss und vergleichbare Grundlagen voraus: gleicher Vertrag über beide vollen Jahre, Flächen, Personenhistorien und Verteilungen. **Nicht vergleichbar** bedeutet deshalb nicht automatisch, dass etwas falsch ist. Prüfe die genannten geänderten Grundlagen und vergleiche die Unterlagen bei Bedarf selbst.

Ein Dublettenhinweis ist ein Prüfauftrag, keine automatische Löschung. Mehrere Positionen können berechtigt zu derselben Rechnung gehören. Vergleiche Rechnungssteller, Nummer, Betrag und Originalbeleg. Lösche eine tatsächliche Doppelerfassung an ihrer Quelle; bestätige einen berechtigten Mehrfacheintrag mit einer nachvollziehbaren Begründung.

**Fehler**, bestätigbare **Hinweise** und **Informationen** haben unterschiedliche Bedeutung. Ein grüner Abschlussstatus belegt erfüllte technische Pflichtprüfungen; er ersetzt die Prüfung der Hinweise und Originalunterlagen nicht. Nach geänderten Beträgen, Verteilungen oder Belegen kann eine frühere Hinweisbestätigung nicht mehr zum aktuellen Stand passen.

Wird eine einer Aufgabe zugeordnete Kostenposition gelöscht, erscheint die Aufgabe wieder als offen. Prüfe, ob die Ausgabe neu zu erfassen ist oder mit Begründung **Nicht angefallen** gesetzt werden muss. **Wieder öffnen** löscht keine vorhandene Kostenposition.

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## Rechnungen und Belege importieren

### Belege in den Eingang laden

1. Öffne **Nebenkosten → Objekt → Jahr vorbereiten** und kontrolliere das Jahr.
2. Wähle unter **Belegeingang → Art** die **Betriebskostenrechnung**.
3. Lade eine oder mehrere PDFs oder unterstützte Fotos hoch oder wähle einen angebotenen vorhandenen Beleg.
4. Öffne am entstandenen Importentwurf **Prüfen / bearbeiten**.

Die Dateiauswahl für den Belegeingang unterstützt auch HEIC/HEIF-Fotos; die allgemeine Dokumentablage hat einen eigenen Uploaddialog. Identische Dateiinhalte erzeugen im selben Objekt und Jahr keinen zweiten Import. Prüfe den Eingang, bevor du eine Datei wiederholt hochlädst.

Pro Datei sind höchstens 20 MB möglich. Eine andere Dateibezeichnung macht einen identischen Inhalt nicht zu einem neuen Beleg. Umgekehrt kann ein neu gescannter oder veränderter Beleg trotz derselben Rechnung als weiterer Import erscheinen; beachte deshalb die [Dublettenprüfung](jahresvorbereitung.md#vorjahresvergleich-und-dublettenhinweise-verstehen).

### Erkennung verwenden oder manuell arbeiten

Mit eingerichteter [KI-Erkennung](einstellungen.md) kannst du mit **Mit KI auslesen** einen Analysevorschlag anfordern. Warte auf das Ergebnis und vergleiche alle Angaben mit dem Original. Ohne KI oder bei einem Analysefehler bearbeitest du den Entwurf manuell.

PDF-Analysen sind auf höchstens 50 Seiten pro Analyse begrenzt. Verwende bei längeren Unterlagen geeignete Teilbelege. Eine Analyse bestätigt weder die Verteilungsgrundlage noch erzeugt sie automatisch Kosten. Während der Analyse bearbeitete Entwürfe werden nicht stillschweigend durch ein veraltetes Ergebnis überschrieben.

### Rechnungsangaben prüfen

1. Vergleiche das Objekt laut Beleg mit der tatsächlichen Zuordnung in Mietfink.
2. Prüfe Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und **Rechnungsbetrag (€)**.
3. Ergänze gegebenenfalls **Eigentümer-/Leerstandsanteil (€)** mit Quelle oder Begründung.
4. Prüfe jede Position: Bezeichnung, Kostenart, Betrag, Leistungszeitraum, Verteilerschlüssel und erforderliche Zuordnung.
5. Wähle bei Bedarf eine **Vorjahresvorlage** aus.
6. Dokumentiere die **Grundlage der Verteilung** und bestätige **Verteilung und Grundlage geprüft** nach eigener Prüfung.

Mit **Position hinzufügen** teilst du Rechnungen in mehrere fachliche Positionen auf. **Position entfernen** entfernt eine Zeile aus dem Entwurf.

### Summen und Zeiträume kontrollieren

Die Summe der Positionen und des begründeten Eigentümeranteils muss dem bestätigten Gesamtbetrag entsprechen. Die angezeigte **Differenz** muss aufgelöst werden. Negative Beträge können Gutschriften abbilden.

Leistungszeiträume müssen innerhalb des ausgewählten Kalenderjahrs liegen. Teile jahresübergreifende Rechnungen nachvollziehbar in Jahresbeträge auf und erfasse sie im jeweiligen Jahr. Mietfink kürzt den eingegebenen Rechnungsbetrag nicht automatisch anhand eines verkürzten Zeitraums.

### Speichern oder übernehmen

- **Entwurf speichern** bewahrt den Prüfstand; es entstehen noch keine Kosten.
- **Geprüfte Kosten übernehmen** erzeugt die Kostenpositionen. Kontrolliere sie anschließend unter **Kosten**.
- **Entwurf verwerfen** verwirft nach Bestätigung den Importentwurf; der Originalbeleg bleibt abgelegt.

Erfasse übernommene Positionen nicht zusätzlich manuell. Korrekturen an bereits erzeugten Kosten erfolgen unter [Kosten](kosten.md). Für Messdienstabrechnungen verwende die Anleitung zu [externen Heizkosten](heizkosten.md).

### Fehler nach dem Upload oder der Übernahme korrigieren

Bei falschem Objekt oder Jahr verwerfe einen noch nicht übernommenen Entwurf und öffne den richtigen Bereich. Verwende dort den bereits abgelegten Originalbeleg für einen neuen Entwurf. Das Entfernen einer Dokumentzuordnung verschiebt nicht den Import oder bereits erzeugte Kosten in ein anderes Objekt.

Ein übernommener Import bleibt als Herkunftsnachweis erhalten. Er kann nicht durch **Entwurf verwerfen** rückgängig gemacht oder erneut analysiert werden. Berichtige die entstandenen Kostenpositionen und deren Belegzuordnungen einzeln; kontrolliere danach Jahreskontrolle und Abrechnungsentwürfe. Der gespeicherte Importprüfstand wird dabei nicht nachträglich passend umgeschrieben. Eine bereits abgeschlossene Abrechnung benötigt zusätzlich eine Korrekturversion.

Bei mehreren hochgeladenen Dateien kann ein früherer Upload bereits erfolgreich gewesen sein, während eine spätere Datei scheitert. Prüfe vor einem erneuten Versuch den Belegeingang. Scheitert dagegen die Übernahme eines einzelnen Entwurfs an einer ungültigen Position, berichtige den Entwurf. Die Kosten dieses Imports werden gemeinsam übernommen; bei einem Validierungsfehler werden keine Teilkosten angelegt.

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## Kostenarten, Kosten und Verteilung

### Kostenarten vorbereiten

1. Öffne **Nebenkosten**, Objekt und Jahr und anschließend **Kostenarten**.
2. Lege über **Kostenart** eine Bezeichnung mit **Standardschlüssel**, **Positionstyp** und Gültigkeitszeitraum an.
3. Dokumentiere die vertragliche Grundlage. Aktiviere die geprüfte Übernahme nur, wenn Grundlage und Schlüssel tatsächlich geprüft sind.
4. Speichere.

Neue Rechnungen übernehmen die Voreinstellungen. Bereits erfasste Rechnungen behalten ihre gespeicherte Grundlage; eine Änderung der Kostenart aktualisiert sie nicht automatisch.

### Eine Kostenposition manuell erfassen

1. Öffne **Kosten** und die Schaltfläche zum Erfassen einer neuen Position.
2. Wähle Kostenart und Bezeichnung, zum Beispiel „Gebäudeversicherung 2026“.
3. Gib **Gesamtbetrag in EUR** und gegebenenfalls **Fester Eigentümeranteil in EUR** ein.
4. Erfasse den tatsächlichen **Leistungszeitraum von/bis** innerhalb des ausgewählten Jahres und den Rechnungssteller.
5. Wähle Verteilerschlüssel, Positionstyp und die erforderlichen Zuordnungen.
6. Prüfe den Verteilungskreis. Keine Wohnungsauswahl bedeutet alle Wohnungen.
7. Dokumentiere **Vertragliche Grundlage / Vereinbarter Schlüssel** und bestätige **Umlagefähigkeit und Verteilerschlüssel sind geprüft** nach Prüfung.
8. Lade den Beleg hoch oder wähle einen vorhandenen Beleg. Für normale Positionen kann auch eine Belegreferenz angegeben werden; externe Heizkosten benötigen eine PDF-Anlage.
9. Ergänze bei Bedarf Menge, Tarif und Notiz und wähle **Kosten speichern**.

**Ergebnis:** Die Position geht in den aktuellen Entwurf ein. Prüfe ihren Rechenweg unter **Abrechnungen → Kostenanteile**.

### Den passenden Schlüssel verstehen

| Schlüssel | Verteilung |
| --- | --- |
| Wohnfläche × Tage | Nach Wohnfläche und relevantem Zeitraum |
| Wohneinheiten × Tage | Nach Wohneinheiten und relevantem Zeitraum |
| Personentage | Nach zeitlich gültiger Personenzahl; Leerstand benötigt ein ausdrückliches Gewicht |
| Verbrauch | Nach einer vollständig zugeordneten Verbrauchsgruppe |
| Wohnung × Tage | Auf die ausgewählte Wohnung und ihre Miet-/Leerstandszeiträume |
| Direkte Zuordnung | Auf das ausgewählte Mietverhältnis |

Die Anwendung führt den gewählten Schlüssel aus. Wähle ihn anhand der geprüften Grundlage, nicht anhand des gewünschten Ergebnisses. Ein fester Eigentümeranteil wird zusätzlich zu rechnerischen Leerstandsanteilen berücksichtigt.

Konkrete Zahlenbeispiele für alle sechs Schlüssel, Kalendertage, Eigentümeranteile und Restcent-Verteilung findest du unter [Rechenwege und Rundung](rechenwege.md).

### Verbrauch & Zuordnung

1. Öffne den Bereich **Verbrauch & Zuordnung** auf der Kostenseite.
2. Lege eine **Verbrauchsgruppe** mit Bezeichnung, Gesamtmenge und Einheit an.
3. Ergänze über **Anteil zuordnen** die Mieteranteile und etwaige Eigentümeranteile.
4. Prüfe, dass die Differenz zwischen Gesamtmenge und sämtlichen Anteilen null ist.
5. Wähle die Gruppe an der Kostenposition mit dem Schlüssel **Verbrauch** aus.

Grundgebühren erfasst du als separate Kostenposition. Monatliche [Zählerauswertungen](verbrauchsauswertung.md) sind nicht automatisch eine vollständige abrechnungsfähige Verbrauchsverteilung.

Erfasse in der Gruppe für jedes Mietverhältnis des Jahres einen Anteil, auch bei null Verbrauch. Für Eigentümeranteile bleibt **Mietverhältnis** leer; eine Wohnung kann ergänzend angegeben werden. Gruppe, Kostenposition und Mietverhältnisse müssen zum selben Objekt und Abrechnungsjahr passen. Ein negativer Verbrauch ist nicht zulässig.

### Wenn eine Kostenposition nicht gespeichert werden kann

Prüfe neben den Pflichtfeldern insbesondere:

- Der gesamte Leistungszeitraum muss innerhalb des gewählten Kalenderjahrs und der Gültigkeit der Kostenart liegen.
- Persönliche Positionen und externe Heizkosten benötigen **Direkte Zuordnung** und einen Zeitraum innerhalb des ausgewählten Mietverhältnisses.
- Ein eigener Verteilungskreis ist nur für Fläche, Wohneinheiten und Personen vorgesehen. Bei den anderen Schlüsseln verwendest du die jeweilige einzelne Zuordnung.
- Ein fester Eigentümeranteil darf den positiven Gesamtbetrag nicht übersteigen. Bei einer negativen Kostenposition ist kein zusätzlicher positiver Eigentümervorabzug möglich.
- Externe Heizkosten benötigen eine PDF-Anlage. Ein Bild oder eine Belegreferenz allein genügt dafür nicht.

**Menge** und **Tarif** sind ergänzende Angaben. Sie ersetzen den ausdrücklich erfassten **Gesamtbetrag** nicht; die Anwendung berechnet ihn nicht automatisch als Menge × Tarif.

### Persönliche Forderungen und Gutschriften

Wähle **Persönliche Position** und ordne sie dem zutreffenden Mietverhältnis zu. Gib bei einer Gutschrift den entsprechenden negativen Betrag ein und dokumentiere den Anlass. Persönliche Positionen werden gesondert ausgewiesen und nicht als allgemeine Betriebskosten auf andere Mieter verteilt. Negative Zahlungseingänge sind keine Alternative dazu.

### Bearbeiten und löschen

Öffne die Position, korrigiere ihre Angaben und speichere. Über **Löschen** mit anschließender Bestätigung entfernst du sie aus dem aktuellen Datenbestand; der aktuelle Entwurf wird neu berechnet. Bereits abgeschlossene PDFs bleiben unverändert. Für einen korrigierten Abschluss erstellst du eine neue [Abrechnungsversion](abrechnungen.md).

### Quellenkonflikte klären

Unter **Kostenarten & Grundlagen → Quellenkonflikte** findest du dokumentierte Widersprüche aus historischen Unterlagen. Wähle **Klärung dokumentieren**, beschreibe die Entscheidung und verwendete Quelle und bestätige die Klärung erst nach Prüfung. Eine bloße Namensänderung der Kostenart löst keinen Quellenkonflikt.

### Vollständigkeit der Jahreskosten bestätigen

Die erfassten Einzelpositionen ersetzen nicht die ausdrückliche Prüfung, ob alle Jahreskosten vorliegen.

1. Prüfe unter **Kosten** das Objekt und Jahr und gleiche sämtliche Kosten mit deinen Unterlagen ab.
2. Wähle **Vollständigkeit prüfen**.
3. Prüfe im Dialog **Sind alle Jahreskosten erfasst?**, ob sämtliche umlagefähigen Kosten erfasst und geprüft sind.
4. Wähle **Vollständigkeit bestätigen**. Der Status lautet anschließend **Kosten vollständig geprüft**.

Fehlt diese Bestätigung, bleibt der Abrechnungsabschluss gesperrt. Fehlende Belege oder andere Einzelgrundlagen werden zusätzlich geprüft. Die [Vollständigkeit externer Heizkosten](heizkosten.md) musst du gesondert bestätigen.

Für eine erneute Prüfung öffne **Kosten vollständig geprüft** und bestätige **Prüfung öffnen**. Der Abschluss bleibt dann gesperrt, bis du die Jahreskosten erneut geprüft und ihre Vollständigkeit bestätigt hast.

### Kostenarten, Verbrauchsgruppen und Zuordnungen entfernen

Öffne eine bestehende Kostenart zur Bearbeitung. **Löschen → Löschen** entfernt die Kostenart nur, wenn keine abhängigen Datensätze die Löschung verhindern, etwa zugehörige Kostenpositionen. Zum zeitlichen Begrenzen verwende den Gültigkeitszeitraum.

Unter **Verbrauch & Zuordnung** öffnest du die Gruppe über ihren Namen beziehungsweise **Bearbeiten** am einzelnen Anteil. Ändere die Angaben und speichere oder wähle **Löschen** und bestätige. Das Löschen eines Anteils entfernt dessen Zuordnung und Menge; prüfe danach die Differenz zur Gesamtmenge. Eine Gruppe mit zugeordneten Anteilen oder Kosten kann nicht einfach gelöscht werden.

Auch im Bearbeitungsdialog eines Quellenkonflikts steht **Löschen** zur Verfügung. Das entfernt den Konfliktdatensatz; um eine fachliche Entscheidung festzuhalten, verwende stattdessen **Klärung dokumentieren**. Prüfe nach Änderungen die Jahreskontrolle und die aktuellen Entwürfe. Bei zwischenzeitlichen Änderungen hilft die [Anleitung zu Bearbeitungskonflikten](hilfe.md#bearbeitungskonflikte-auflösen).

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## Rechenwege und Rundung nachvollziehen

Unter **Nebenkosten → Objekt → Abrechnungen → Kostenanteile** siehst du die Grundlagen und den Rechenweg einer Position. Die folgenden Beispiele erklären die Berechnung der Anwendung. Ausgangspunkt ist immer der an der Kostenposition ausdrücklich geprüfte Verteilerschlüssel.

### Betrag, Verteilungskreis und Zeitraum

Vom **Gesamtbetrag** wird zuerst ein **Fester Eigentümeranteil** abgezogen. Der verbleibende Betrag wird auf die zum Schlüssel gehörenden Anteile verteilt. Rechnerische Leerstands- oder Verbrauchsanteile des Eigentümers kommen zu seinem festen Anteil hinzu.

**Beispiel:** Gesamtbetrag 600,00 €, fester Eigentümeranteil 100,00 €. Bei zwei Mietergewichten von 25 und 75 entfallen 125,00 € und 375,00 € auf die Mieter; 100,00 € bleiben beim Eigentümer.

Für **Wohnfläche × Tage**, **Wohneinheiten × Tage** und **Personentage** kannst du einen Kreis bestimmter Wohnungen auswählen. Ohne Auswahl zählen alle Wohnungen des Objekts. Bei **Wohnung × Tage** bestimmt die einzelne Wohnung den Kreis, bei **Direkte Zuordnung** das ausgewählte Mietverhältnis und bei **Verbrauch** die Verbrauchsgruppe.

Der Leistungszeitraum begrenzt die berücksichtigten Miet- und Leerstandstage. Beginn und Ende zählen jeweils mit. Die Anwendung verwendet tatsächliche Kalendertage, einschließlich des 29. Februar in einem Schaltjahr. Der eingegebene Rechnungsbetrag wird nicht zusätzlich auf einen kürzeren Zeitraum heruntergerechnet: Er muss bereits zum erfassten Leistungszeitraum passen. Jahresübergreifende Belege teilst du vor der Übernahme nachvollziehbar auf die einzelnen Jahre auf.

### Die sechs Schlüssel an Beispielen

| Schlüssel | Beispiel ohne festen Eigentümeranteil |
| --- | --- |
| Wohnfläche × Tage | Zwei ganzjährig belegte Wohnungen mit 50 und 100 m²: Von 600,00 € entfallen 200,00 € auf die kleinere und 400,00 € auf die größere Wohnung. |
| Wohneinheiten × Tage | Zwei Wohnungen mit gleichem Belegungszeitraum: 600,00 € werden zu je 300,00 € verteilt; die Flächen spielen bei diesem Schlüssel keine Rolle. |
| Personentage | Im Juni wohnen in einer Wohnung 15 Tage lang zwei und 15 Tage lang drei Personen: 75 Personentage. Eine weitere Wohnung mit einer Person im ganzen Juni hat 30 Personentage. Von 1.050,00 € entfallen 750,00 € und 300,00 € auf diese Anteile. |
| Verbrauch | Von insgesamt 100 m³ sind 20 und 70 m³ zwei Mietverhältnissen sowie 10 m³ dem Eigentümer zugeordnet. Von 1.000,00 € entfallen 200,00 €, 700,00 € und 100,00 € auf die drei Anteile. |
| Wohnung × Tage | Eine Kostenposition über 300,00 € betrifft nur eine Wohnung im Juni. Alter Mieter bis 10. Juni, Leerstand vom 11. bis 20. Juni, neuer Mieter ab 21. Juni: jeweils zehn Tage und damit je 100,00 €. |
| Direkte Zuordnung | Ein geprüfter externer Heizkostenanteil von 620,00 € für den tatsächlichen Mietzeitraum geht vollständig an das gewählte Mietverhältnis. Er wird nicht noch einmal nach Tagen gekürzt. |

### Leerstand und fehlende Grundlagen

Leere Wohnungen verschwinden bei den zeitabhängigen Schlüsseln nicht aus der Verteilung. Der jeweilige Leerstandsanteil entfällt auf den Eigentümer. Bei **Personentagen** benötigt auch der Leerstand einen ausdrücklich erfassten Zeitraum mit geprüftem Personengewicht; ein fehlender Wert wird nicht automatisch als null interpretiert. Die Einrichtung steht unter [Mietverhältnisse](mietverhaeltnisse.md#leerstand-und-personenschlüssel).

Bei **Verbrauch** muss die Summe aller Zuordnungen genau der Gesamtmenge entsprechen. Für jedes Mietverhältnis des Abrechnungsjahrs ist in der verwendeten Gruppe ein Anteil erforderlich, gegebenenfalls ausdrücklich null. Eigentümeranteile erfasst du mit leerem Mietverhältnis. Ein positiver zu verteilender Betrag benötigt insgesamt positive Verteilungsgewichte; reine Nullanteile reichen dafür nicht aus.

### Warum sich ein Anteil um einen Cent unterscheiden kann

Die Verteilung erfolgt für jede Kostenposition in ganzen Cent. Zunächst werden die rechnerischen Anteile bis auf volle Cent gekürzt. Übrig bleibende Cent gehen an die Anteile mit den größten Nachkommaresten. Bei gleich großen Resten entscheidet eine feste interne Reihenfolge; die sichtbare alphabetische Reihenfolge ist dafür nicht maßgeblich.

**Beispiel:** 100,00 € auf drei gleiche Anteile ergeben 33,34 €, 33,33 € und 33,33 €. Die Summe bleibt genau 100,00 €. Ein Taschenrechner, der jeden Anteil unabhängig auf 33,33 € rundet, würde einen Cent übrig lassen.

Bei einer Gutschrift läuft dieselbe Verteilung mit negativem Vorzeichen: −100,00 € ergeben bei drei gleichen Anteilen −33,34 €, −33,33 € und −33,33 €. Weil jede Position einzeln verteilt wird, kann die Summe mehrerer Positionen vom einmaligen Aufteilen ihres Gesamtbetrags um einzelne Cent abweichen. Maßgeblich sind die gespeicherten Einzelpositionen und ihre Rechenwege.

### Nachzahlung, Guthaben und persönliche Positionen

Der Betriebskostensaldo ist **Betriebskostenanteil einschließlich externer Heizkosten minus bestätigte Vorauszahlungen**. Ein positiver Wert bedeutet Nachzahlung, ein negativer Wert Guthaben.

**Beispiel:** 1.200,00 € Kostenanteil minus 1.000,00 € bestätigte Eingänge ergeben 200,00 € Nachzahlung. Erwartete, aber nicht bestätigte Zahlungsvorschläge werden nicht abgezogen. Die Berechnung dieser Vorschläge für Teilmonate steht unter [Vorauszahlungen](vorauszahlungen.md#vorschläge-für-teilmonate-und-betragsänderungen).

**Persönliche Positionen** werden getrennt ausgewiesen. Eine persönliche Gutschrift von 50,00 € wird daher nicht stillschweigend vom Betriebskostensaldo abgezogen. Prüfe beide ausgewiesenen Ergebnisse und den jeweiligen Anlass.

### Eine Abweichung systematisch prüfen

1. Prüfe, ob du den aktuellen Entwurf oder eine ältere abgeschlossene Version ansiehst.
2. Vergleiche Betrag, festen Eigentümeranteil, Verteilerschlüssel und Wohnungsauswahl mit der Kostenposition.
3. Prüfe Leistungszeitraum, tatsächliche Miettage, Leerstand und gültige Personenzeiträume.
4. Bei Verbrauchskosten vergleiche Gesamtmenge und sämtliche Zuordnungen.
5. Vergleiche die bestätigten Eingänge mit den tatsächlich erhaltenen Zahlungen.
6. Prüfe zuletzt die Cent-Verteilung je Position. Ändere keinen fachlichen Betrag nur, um eine unabhängige Taschenrechnerrundung nachzubilden.

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## Externe Heizkosten übernehmen

Mietfink übernimmt fertige Kostenanteile von Techem, ista oder anderen Messdiensten. Eine eigene Heizkostenberechnung ist nicht Bestandteil dieses Ablaufs.

### Eine Messdienstabrechnung importieren

1. Öffne **Nebenkosten → Objekt → Jahr vorbereiten** und prüfe das Jahr.
2. Wähle unter **Belegeingang → Art** die **Externe Heizkostenabrechnung**.
3. Lade die PDF hoch oder verwende einen bereits abgelegten Beleg.
4. Nutze optional **Mit KI auslesen** und öffne **Prüfen / bearbeiten**.
5. Prüfe die **Gesamtkosten laut Messdienst (€)** und den begründeten Eigentümer-/Leerstandsanteil.
6. Ordne für jede Mieterposition das Mietverhältnis, den fertigen Kostenanteil und dessen tatsächlichen Mietzeitraum zu.
7. Erfasse **Bestätigte Empfängerseiten**, zum Beispiel `2,3`, und vergleiche jede Seite mit dem Original.
8. Prüfe die Grundlagen jeder Position sowie Gesamtsumme und Differenz.
9. Bestätige die ausschließliche Empfängerzuordnung und die Prüfung der Kostenanteile. Wähle **Geprüfte Kosten übernehmen**.

**Ergebnis:** Die bestätigten Kostenpositionen werden erzeugt. Aus den zugeordneten Seiten entstehen separate Empfänger-PDFs; dieselbe Seite darf innerhalb eines Imports nicht mehreren Empfängern zugeordnet sein.

Die Seitenzahlen beginnen bei **1 für die erste Seite der hochgeladenen PDF**. Sie beziehen sich auf die Dateireihenfolge, nicht auf eventuell anders nummerierte gedruckte Seiten. Wähle alle benötigten Seiten des jeweiligen Empfängers und kontrolliere die erzeugte Einzelanlage. Externe Heizkostenimporte benötigen auch dann eine PDF, wenn ein normales Rechnungsfoto akzeptiert würde.

### Den richtigen Betrag verwenden

:::warning Kostenanteil und Saldo unterscheiden
Übernimm den tatsächlichen Kostenanteil, nicht eine ausgewiesene Nachzahlung oder ein Guthaben. Externe Vorauszahlungen werden nicht zusätzlich in Mietfink verrechnet. Die eigenen bestätigten Zahlungseingänge werden unter **Vorauszahlungen** berücksichtigt.
:::

Ein fertiger Anteil für einen Mietzeitraum wird nicht nochmals zeitanteilig gekürzt. Dokumentiere bereits berücksichtigte CO₂-Eigentümeranteile mit Quelle; ziehe sie nicht ein zweites Mal ab. Eigentümer- und Leerstandsanteile werden separat geführt.

### Einzelne Anteile manuell erfassen

Alternativ kannst du unter **Kosten** eine Position des Typs **Externe Heizkosten** mit **Direkte Zuordnung** zum Mietverhältnis erfassen. Verwende den fertigen Betrag und Zeitraum und hinterlege die passende Empfänger-PDF. Ein bloßer Verweis auf eine Rechnung ersetzt die erforderliche PDF-Anlage nicht.

### Vollständigkeit bestätigen

1. Öffne **Abrechnungen** und die Prüfung der externen Heizkostenanteile.
2. Kontrolliere für jedes Mietverhältnis Betrag, Zeitraum und passende Anlage. Auch ein Nullbetrag muss ausdrücklich erfasst werden.
3. Wähle **Vollständigkeit bestätigen**.
4. Prüfe die Anlagen in der Abrechnungsvorschau.

Wenn du weitere Änderungen vornehmen musst, kannst du die **Prüfung öffnen**. Bei falscher Seitenzuordnung korrigiere den Entwurf vor der Übernahme; leite keine PDF mit fremden Empfängerseiten weiter.

Auch wenn für einen Empfänger keine externen Heizkosten angefallen sind, verlangt der aktuelle Abschlussablauf einen ausdrücklich erfassten Anteil von null mit der erforderlichen PDF-Anlage und geprüfter Grundlage. Eine bloße Vollständigkeitsbestätigung erzeugt diese Position nicht. Kläre fehlende Unterlagen, statt einen unzutreffenden Betrag oder eine fremde Anlage einzusetzen.

Wurde eine falsche Seitenzuordnung bereits übernommen, kann der Import selbst nicht mehr verworfen werden. Hinterlege an der erzeugten Kostenposition die richtige Empfänger-PDF und prüfe die neue Vorschau. Für eine schon abgeschlossene Abrechnung erstelle eine Korrekturversion; ihre bisherige Datei bleibt unverändert.

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## Tatsächliche Vorauszahlungen erfassen

### Erwartet ist noch nicht bezahlt

Öffne **Nebenkosten → Objekt → Vorauszahlungen** und wähle das Jahr. Mietfink zeigt Vorschläge aus der vereinbarten Vorauszahlungshistorie. Nur ausdrücklich bestätigte Eingänge zählen in der Abrechnung.

| Anzeige | Bedeutung |
| --- | --- |
| Erwartet | Vorschlag; noch kein bestätigter Eingang |
| Erfasst | Tatsächlicher Eingang wurde bestätigt |
| 0,00 als erfasster Wert | Geprüft: In diesem Monat ist nichts eingegangen |
| — | Kein Mietverhältnis in diesem Monat |

Halte zum Abgleich deine tatsächlichen Kontoeingänge bereit. Die Anwendung ersetzt diesen Abgleich nicht durch eine Bankanbindung.

### Vorschläge für Teilmonate und Betragsänderungen

Der erwartete Monatsbetrag wird aus der Vorauszahlungshistorie und den tatsächlichen Miettagen des Monats berechnet. Vertragsbeginn und letzter Miettag zählen mit. Für jeden gültigen Teilzeitraum gilt: vereinbarter Monatsbetrag × betroffene Kalendertage ÷ Kalendertage des Monats. Die Teilbeträge werden addiert und danach einmal kaufmännisch auf Cent gerundet.

| Situation | Erwarteter Vorschlag |
| --- | --- |
| Beginn am 16. März, monatlich 150,00 € | 16 von 31 Tagen: 150,00 € × 16 ÷ 31 = 77,42 € |
| Im April bis zum 15. monatlich 120,00 €, ab dem 16. monatlich 180,00 € | 120,00 € × 15 ÷ 30 + 180,00 € × 15 ÷ 30 = 150,00 € |
| Beginn am 15. Februar 2028, monatlich 145,00 € | Das Schaltjahr hat 29 Februartage: 145,00 € × 15 ÷ 29 = 75,00 € |

Fehlt für einzelne Miettage eine gültige Vorauszahlungsvereinbarung, ist die Grundlage unvollständig. Ergänze die [Vertragshistorie](mietverhaeltnisse.md#personenzahl-und-vorauszahlung-ab-einem-datum-ändern), bevor du den Vorschlag als passend beurteilst. Auch eine vereinbarte Vorauszahlung von null benötigt einen gültigen Zeitraum.

Ein bereits bestätigter Zahlungseingang bleibt bei einer späteren Änderung der Vereinbarung erhalten. Er ist ein eigener Wert. Erfasse immer den tatsächlichen Eingang; ein rechnerischer Vorschlag ist keine Zahlungsbestätigung.

### Am Rechner erfassen

1. Suche das Mietverhältnis und wähle bei Bedarf einen Monat oder **Ganzes Jahr**.
2. Klicke in die Monatszelle.
3. Trage den tatsächlichen Eingang ein. Bei einer Teilzahlung nimmst du nur den erhaltenen Betrag; ohne Eingang `0,00`.
4. Drücke **Enter**, um den Betrag zu erfassen. Eine bearbeitete Eingabe wird auch beim Verlassen des Feldes gespeichert, etwa mit **Tab** oder durch einen Klick außerhalb. Ein unveränderter Vorschlag wird durch bloßes Durchtabben nicht bestätigt; verwende dafür **Enter** oder **Erfassen**.
5. Kontrolliere den Status **Erfasst** und die aktualisierte Summe.

**Escape** verwirft die noch nicht gespeicherte Eingabe. Nach dem Verlassen des Feldes kann eine Änderung bereits gespeichert sein; kontrolliere deshalb den Status, bevor du eine Eingabe als verworfen ansiehst. Falls das Speichern scheitert, behebe die Meldung und prüfe den Status, bevor du weiterarbeitest. Negative Zahlungseingänge werden nicht akzeptiert; Rückzahlungen erfasse als passende persönliche Gutschrift unter [Kosten](kosten.md).

### Auf dem Smartphone erfassen

1. Wähle den Monat in der Monatsansicht.
2. Prüfe das Mietverhältnis und den tatsächlichen Betrag.
3. Bestätige mit **Erfassen**.
4. Wiederhole dies für weitere Mietverhältnisse und Monate.

### Mehrere Eingänge gemeinsam bestätigen

1. Grenze die Liste über Suche, Monat und gegebenenfalls **Mit nicht erfassten Monaten** ein.
2. Prüfe alle angezeigten Vorschläge anhand deiner Kontoeingänge.
3. Wähle **Zahlungen gesammelt erfassen**.
4. Kontrolliere Anzahl, Beträge und Gesamtsumme im Bestätigungsdialog.
5. Bestätige **Als Zahlungseingänge erfassen**.

Die Sammelfunktion übernimmt die gewählten noch unbestätigten Vorschläge als tatsächliche Eingänge. Bereits erfasste Zahlungen bleiben erhalten. Abweichende Beträge solltest du einzeln erfassen, bevor du passende Vorschläge gesammelt bestätigst.

Ein Sammelvorgang umfasst höchstens **120 Monatszahlungen**, nicht 120 Mietverhältnisse. Grenze eine größere Auswahl über Monat und Suche ein und arbeite in mehreren Vorgängen. Bei einer Fehlermeldung prüfe nach dem Neuladen den Erfassungsstatus, bevor du erneut bestätigst.

### Einen Fehler korrigieren

Öffne den erfassten Monatsbetrag, ändere ihn auf den tatsächlichen Eingang und bestätige erneut. Prüfe danach die Summe und den aktuellen Abrechnungsentwurf. Eine abgeschlossene Version bleibt unverändert; falls nötig, erzeuge eine [Korrekturversion](abrechnungen.md).

### Wenn ein anderer Browser denselben Betrag geändert hat

Vergleiche bei einem Konflikt den angezeigten **Server**-Betrag mit deiner Eingabe. Soll deine Eingabe gelten, wähle **Eigene Eingabe übernehmen** und danach **Enter** oder **Erfassen**. Erst der erneute Speichervorgang bestätigt den Betrag; kontrolliere **Erfasst** und die Summe. Solange der Konflikt offen ist, speichert das Verlassen des Feldes nicht automatisch. Siehe auch [Bearbeitungskonflikte](hilfe.md#bearbeitungskonflikte-auflösen).

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## Abrechnungen prüfen und abschließen

### Voraussetzungen kontrollieren

Öffne **Nebenkosten → Objekt → Abrechnungen** und prüfe das Jahr. Wähle links den Empfänger; die Suche berücksichtigt auch die Wohnung. Der Status zeigt **Bereit zum Abschluss** oder die Zahl offener Angaben.

1. Öffne **Offene Angaben** und bearbeite die verlinkten Grundlagen.
2. Kontrolliere Vermieteranschrift und IBAN, Empfängeranschrift, Mietzeitraum und Historien.
3. Prüfe Kosten, Verteilung, Verbrauchsgruppen und bestätigte Vorauszahlungen. Bestätige unter **Kosten → Vollständigkeit prüfen → Vollständigkeit bestätigen** ausdrücklich die [Vollständigkeit der Jahreskosten](kosten.md#vollständigkeit-der-jahreskosten-bestätigen).
4. Prüfe externe Heizkostenanteile und ihre Vollständigkeitsbestätigung.
5. Arbeite die [Jahreskontrolle](jahresvorbereitung.md) durch.

Bei Jahren vor 2026 zeigt die aktuelle Anwendung eine historische Referenz; ein neuer Abschluss ist dort nicht möglich.

### Entwurf und Rechenwege prüfen

1. Wähle **Aktueller Entwurf** als Abrechnungsversion.
2. Setze das **Ausstellungsdatum**.
3. Prüfe unter **PDF-Vorschau** Empfänger, Zeitraum, Kosten, Eingänge und Ergebnis. **Groß öffnen** zeigt die PDF separat.
4. Öffne **Kostenanteile** und prüfe Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Zeitanteil, Mieteranteil und Rechenweg.
5. Prüfe persönliche Positionen als gesonderten Saldo und die externen Anlagen.
6. Kontrolliere gegebenenfalls die Verbrauchsseiten mit Diagrammen, Tabellen und Vorjahresvergleich.

Prüfe bei mehrseitigen PDFs alle Seiten mit **Vorherige PDF-Seite** und **Nächste PDF-Seite**. **PDF vergrößern** und **PDF verkleinern** ändern den Zoom. **Text dieser PDF-Seite** klappt den verfügbaren Text der aktuellen Seite auf; zum Prüfen von Layout und Anlagen bleibt die PDF maßgeblich. Weitere Hinweise stehen unter [Dokumente](dokumente.md).

Die Vorschau ist ein Entwurf. Datenänderungen können ihren Inhalt ändern. Fehlende Verbrauchsmonate bleiben als Lücken sichtbar.

Zahlenbeispiele und Cent-Abweichungen erklärt [Rechenwege und Rundung](rechenwege.md). Warum Verbrauchsseiten am Mietbeginn, Mietende oder Gerätewechsel Lücken enthalten können, steht unter [Verbrauchsauswertung](verbrauchsauswertung.md#warum-die-abrechnungs-pdf-weniger-werte-zeigen-kann).

### Verbindlich abschließen

1. Stelle sicher, dass keine blockierenden Angaben fehlen und das Ausstellungsdatum gesetzt ist.
2. Wähle **Abrechnung abschließen**.
3. Vergleiche Empfänger, Zeitraum, Datum, Betrag und Versionsnummer im Dialog.
4. Bestätige **Sichern & abschließen** und warte auf den erfolgreichen Abschluss.
5. Wähle die gespeicherte Version aus und lade sie über **PDF** herunter.

**Ergebnis:** Datenstand, Berechnung und PDF werden als unveränderliche Version gespeichert. Spätere Änderungen an Stammdaten oder Kosten schreiben diese Version nicht um. Neue Versionen enthalten auch den Prüfstand und die zugehörigen Verbrauchsdaten.

Vor dem Abschluss erstellt die Anwendung eine Systemsicherung. Scheitert diese Sicherung, wird der Abschluss nicht erfolgreich gespeichert. **Sichern & abschließen** ist weder ein Versand an den Mieter noch ein frei bedienbarer Wiederherstellungsknopf. Bei einer Sicherungsfehlermeldung benötigst du die Administration.

Ändern andere Benutzer während der Prüfung oder PDF-Erstellung Daten im Verwaltungsbereich, kann der Abschluss mit der Aufforderung zum Neuladen abgewiesen werden. Lade den aktuellen Stand, prüfe die Vorschau und bestätige erneut. Nach einem Verbindungsabbruch kontrolliere zuerst **Abrechnungsversion**, bevor du einen weiteren Abschluss startest.

### Eine Korrekturversion erstellen

1. Korrigiere die fachlichen Grundlagen an ihrer Quelle.
2. Öffne wieder **Aktueller Entwurf** und prüfe Ergebnis sowie Jahreskontrolle.
3. Wähle das Ausstellungsdatum und **Korrekturversion erstellen**.
4. Bestätige den Abschluss und kontrolliere die neue Versionsnummer.

Über **Abrechnungsversion** kannst du frühere gespeicherte Versionen ansehen. Prüfe beim Download genau, welche Version gewählt ist.

### Gesamtausgaben herunterladen

**Vermieterübersicht** erzeugt eine Übersicht für Objekt und Jahr. **Abrechnungen als ZIP** lädt vorhandene abgeschlossene Abrechnungen gesammelt herunter. Warte auf die Dateierzeugung; wenn noch nichts abgeschlossen wurde, ist der ZIP-Download nicht verfügbar.

Das ZIP enthält pro Mietverhältnis die **neueste abgeschlossene Version** des gewählten Jahres. Es enthält weder alle früheren Versionen noch automatisch neue Entwürfe. Eine ältere Version lädst du über die Versionsauswahl beim einzelnen Mietverhältnis herunter. Prüfe, ob alle vorgesehenen Empfänger bereits einen Abschluss besitzen; ein erzeugtes ZIP beweist nicht, dass alle Abrechnungen fertig sind.

Die Vermieterübersicht wird aus dem aktuellen Datenstand berechnet. Nach Änderungen kann sie deshalb von zuvor abgeschlossenen Einzel-PDFs abweichen. Vergleiche für eine gemeinsame Weitergabe immer den Datenstand und die ausgewählten Versionen.

Der Download versendet keine Abrechnung an Mieter. Prüfe die Dateien und übermittle sie anschließend über deinen vorgesehenen Weg.

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## Einstellungen, KI-Erkennung und Export

### Verwaltungsbereich benennen

Öffne **Einstellungen → Bezeichnung ändern**, passe den Namen an und speichere. Die Bezeichnung hilft bei der Auswahl mehrerer Bereiche. Die Zuweisung von Benutzerzugängen erledigt die Administration.

### Vermieterprofile pflegen

1. Wähle **+ Vermieterprofil**.
2. Erfasse Name, Anschrift, IBAN und bei Bedarf E-Mail.
3. Speichere und wähle das Profil an den zugehörigen Objekten aus.
4. Zum Bearbeiten öffnest du die betreffende Profilzeile.

Prüfe diese Angaben vor einem Abrechnungsabschluss, da sie Absender und Bankverbindung bestimmen. Ein Profil kann im Bearbeitungsformular archiviert werden.

### Eigene KI-Erkennung einrichten

Die Einrichtung gilt für den aktuellen Verwaltungsbereich und unterstützt Vorschläge aus Zählerfotos und Beleganalysen. Du benötigst einen eigenen API-Zugang beim gewählten Anbieter.

1. Öffne **Einstellungen → KI-Erkennung**.
2. Wähle OpenAI, Anthropic, Google Gemini oder **OpenAI-kompatibler Anbieter**.
3. Bei einem kompatiblen Anbieter gib zusätzlich die **API-Basis-URL** ein. Er muss Chat Completions, Bildeingaben und strukturierte JSON-Ausgaben unterstützen.
4. Gib den API-Schlüssel ein und wähle **Modelle laden**. Wähle ein Modell mit Bildunterstützung oder gib seine Modell-ID manuell ein.
5. Stelle bei unterstützten Anbietern bei Bedarf den **Denkaufwand** ein. Höhere Werte können Dauer und Kosten erhöhen.
6. Wähle **Speichern**, danach **Verbindung testen**.

Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und danach nicht mehr angezeigt. Ein leeres Feld bei **API-Schlüssel ersetzen** behält den vorhandenen Schlüssel bei. Mit **Schlüssel entfernen** entfernst du ihn aus dieser Einrichtung.

Die Analyse übermittelt die benötigten Bilder beziehungsweise aufbereiteten Belegseiten an den gewählten Anbieter und nutzt dessen API-Zugang. Prüfe, ob dieser Zugang für deine Unterlagen vorgesehen ist. Anbieterzugang und mögliche Nutzungskosten verwaltest du beim Anbieter.

Für die Zuordnung von Zählerfotos werden zusätzlich bekannte Zählernummern, alternative Nummern und Messstellennamen des Objekts als Kontext an den Anbieter übermittelt. Das Benutzerhandbuch und seine Suche benötigen dagegen keinen KI-Schlüssel. Das Entfernen des Schlüssels löscht keine bereits gespeicherten Belege, Vorschläge oder bestätigten Ablesungen.

### Wenn die Erkennung nicht funktioniert

Speichere Änderungen vor dem Verbindungstest. Prüfe Schlüssel, Basis-URL und Modellberechtigung. Falls die Modellliste nicht geladen werden kann, lässt sich die Modell-ID manuell eingeben; das ersetzt keine erforderliche Bildunterstützung. Ohne KI kannst du Unterlagen und Zählerstände weiterhin manuell erfassen.

Kein Analysevorschlag wird ungeprüft zum bestätigten Zählerstand oder zur übernommenen Kostenposition.

### Datenexport herunterladen

1. Prüfe oben den gewünschten Verwaltungsbereich.
2. Öffne **Einstellungen → Datenexport**.
3. Wähle **Datenexport herunterladen** und warte auf die Erstellung.
4. Speichere die heruntergeladene Datei an einem passenden Ort.

Der Export enthält fachliche Daten, Dokumentmetadaten, Originaldateien, Abrechnungssnapshots und Änderungsprotokolle dieses Bereichs. KI-Schlüssel sind nicht enthalten. Eine Wiederherstellung ist eine Administrationsaufgabe; in der Oberfläche gibt es dafür keinen allgemeinen Importknopf.

### Export, Sicherung und Wiederherstellung unterscheiden

| Ausgabe | Wofür du sie verwendest |
| --- | --- |
| Datenexport | ZIP mit Daten des gewählten Verwaltungsbereichs und Originaldateien zur Aufbewahrung und Weiterverarbeitung |
| Abrechnungen als ZIP | Neueste abgeschlossene Abrechnungs-PDF je Mietverhältnis eines Objekts und Jahres |
| Verbrauchs-CSV | Auswertung der Zählerdaten; keine Sicherung der ganzen Anwendung |
| Systemsicherung | Wiederherstellung durch die Administration; umfasst technische Daten, die ein Benutzerexport nicht vollständig abbildet |

Im Datenexport findest du `data.json`, tabellarische CSV-Dateien und den Ordner `documents/` mit Originalen. Die zusätzliche Datei `mietwerk.json` ist ein technisches Kompatibilitätsformat; der frühere Name bezeichnet keinen anderen Datenbestand. Öffne CSV-Dateien mit **UTF-8** und **Semikolon** als Trennzeichen. Manche Texte beginnen aus Schutz vor Tabellenformeln mit einem Apostroph; Geldspalten mit `_cents` enthalten ganze Cent. Beträge und Kennungen sollten beim Tabellenimport nicht ungeprüft umformatiert werden.

Ein Download ändert oder löscht keine Daten in der Anwendung. Bearbeitete Exportdateien werden nicht automatisch zurückgeschrieben. Der Export enthält personenbezogene Angaben und Belege des gesamten gewählten Bereichs, nicht nur die gerade gefilterte Liste.

Bei einer versehentlichen Löschung oder dem Wunsch nach Wiederherstellung nenne der Administration Bereich, betroffenen Datensatz und Zeitpunkt. Ein Export ersetzt keine vollständige Systemsicherung. Zugangseinrichtung und die Verfügbarkeit der benötigten KI-Schlüssel muss die Administration gesondert berücksichtigen. Eine Wiederherstellung kann einen größeren Datenstand betreffen; kläre daher Umfang und gewünschten Zeitpunkt, bevor der Betrieb zurückgesetzt wird.

### Passwort und Abmeldung

Öffne dein Benutzerkonto oben rechts, um das Passwort beim Kontodienst zu ändern. Über **Abmelden** verlässt du die Anwendung.

### Ein Vermieterprofil löschen

Öffne die betreffende Profilzeile, wähle **Löschen** und bestätige den Dialog. Ein Profil, das noch einem Objekt zugeordnet ist, kann nicht gelöscht werden. Für ein nicht mehr aktiv verwendetes Profil kannst du im Bearbeitungsformular **Archiviert** setzen. Prüfe Änderungen an Profilen und Objektzuordnungen vor dem nächsten Abrechnungsabschluss.

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## Hilfe bei Problemen

### Anmeldung und Zugriff

| Situation | Vorgehen |
| --- | --- |
| Kein Verwaltungsbereich zugeordnet | Lass deinen Zugang durch die Administration zuordnen. |
| Kein Zugriff auf diesen Verwaltungsbereich | Wechsle zum eigenen Bereich; prüfe bei einem gespeicherten Link die Bereichszuordnung. |
| Sitzung abgelaufen | Melde dich erneut an und prüfe vor einer Wiederholung, ob der letzte Vorgang bereits gespeichert wurde. |
| Eintrag nicht gefunden | Prüfe Verwaltungsbereich, Objekt, Suche, Filter, Archivstatus und Ergebnisseite. |

### Speichern funktioniert nicht

Lies die Feld- oder Fehlermeldung und ergänze fehlende Angaben. Datumsangaben müssen zum bearbeiteten Zeitraum passen. Bei der Wohnfläche verlangt die Oberfläche einen Dezimalpunkt; Geldfelder unterstützen Eingaben wie `150,00`.

Bei zwischenzeitlichen Änderungen folge dem Ablauf für [Bearbeitungskonflikte](#bearbeitungskonflikte-auflösen). Bei Netzwerkfehlern kontrolliere nach der Wiederverbindung, ob ein Datensatz bereits angelegt wurde.

### Bearbeitungskonflikte auflösen

Wenn ein anderer Browser denselben Datensatz gespeichert hat, bleiben deine Eingaben zur Prüfung erhalten.

1. Vergleiche **Zwischenzeitlich gespeicherter Stand** mit deinen Eingaben. Im Kostenformular kannst du zusätzlich **Alle gespeicherten Angaben vergleichen** öffnen.
2. Passe deine Eingaben so an, dass die gewünschten zwischenzeitlichen Änderungen erhalten bleiben.
3. Wähle nur nach diesem Vergleich **Meine Eingaben auf diese Version übernehmen**.
4. Wähle anschließend erneut **Speichern** beziehungsweise **Kosten speichern** und prüfe die Erfolgsmeldung.

Die Übernahme allein speichert noch nicht. Sie führt auch keine automatische Zusammenführung deiner Werte mit den zwischenzeitlich gespeicherten Angaben durch. Willst du deine Änderungen verwerfen, schließe das Formular bewusst ohne Speichern und öffne den Datensatz erneut; beachte dabei eine Warnung vor ungespeicherten Änderungen.

In einer **Zahlungszelle** wird der aktuelle Betrag als **Server** angezeigt. Vergleiche ihn mit deiner Eingabe. Soll dein Betrag gelten, wähle **Eigene Eingabe übernehmen** und bestätige danach erneut mit **Enter** oder **Erfassen**. Prüfe den Status **Erfasst**. Auch hier ist die Übernahmeschaltfläche noch keine Speicherung.

### Eine Abrechnung lässt sich nicht abschließen

1. Prüfe Objekt und Jahr. Für historische Jahre vor 2026 ist kein neuer Abschluss verfügbar.
2. Öffne **Offene Angaben** beim Empfänger.
3. Ergänze die angezeigten Grundlagen: etwa bestätigte Vertragsdaten, gültige Personen-/Vorauszahlungszeiträume, Kostenbelege oder Verteilung.
4. Prüfe bei Verbrauchskosten Gesamtmenge und vollständige Zuordnung.
5. Prüfe externe Heizkosten inklusive Nullanteilen, Anlagen und Vollständigkeitsbestätigung.
6. Bestätige zusätzlich unter **Kosten → Vollständigkeit prüfen → Vollständigkeit bestätigen** die [Jahreskosten](kosten.md#vollständigkeit-der-jahreskosten-bestätigen).
7. Bearbeite die Jahreskontrolle und setze ein Ausstellungsdatum.

Siehe [Abrechnungen](abrechnungen.md). Eine Fehlermeldung wird durch das Bestätigen eines anderen Hinweises nicht erledigt.

### Zahlungsbetrag fehlt in der Abrechnung

Ein erwarteter Monatsbetrag ist nur ein Vorschlag. Öffne **Vorauszahlungen**, prüfe den tatsächlichen Eingang und bestätige ihn. Ohne Eingang bestätigst du null. Falls du eine bereits abgeschlossene PDF betrachtest, zeigt sie weiterhin ihren gespeicherten Stand. Für neue Daten benötigst du einen neuen Abschluss.

### Verbrauch fehlt oder wirkt falsch

Prüfe die bestätigten Stände an den Monatsgrenzen, Ablesedatum, Einheit, Zählerzuordnung und etwaige Gerätewechsel. Unregelmäßige Zeiträume werden separat gezeigt. Ein fehlender Monat ist kein Nullverbrauch. Falsche Werte korrigierst du über **Verlauf**, mit Begründung.

### KI erkennt Nummer oder Betrag falsch

Vergleiche das Original, korrigiere den Vorschlag und bestätige erst danach. Verwende bei Bedarf ein lesbareres Foto oder erfasse manuell. Bei technischen Fehlern prüfe in **Einstellungen → KI-Erkennung** gespeicherten Schlüssel, Anbieter, Modell und Verbindung. Ein laufender Analysejob kann Zeit benötigen; eine erneute Analyse ist erst nach Prüfung des bisherigen Zustands sinnvoll.

### Rechnungssumme stimmt nicht

Vergleiche Gesamtbetrag, Einzelpositionen, Vorzeichen und Eigentümeranteil. Im Import muss die Differenz aufgelöst werden. Teile einen jahresübergreifenden Beleg mit begründeten Beträgen je Jahr auf. Bei Messdienstunterlagen darfst du den Nachzahlungssaldo nicht mit dem Kostenanteil verwechseln.

### PDF oder Export lädt nicht

Warte auf die Fertigstellung der Dateierzeugung und lies eine eventuelle Fehlermeldung. Prüfe nach erneuter Anmeldung den Download noch einmal. Eine fehlende Vorschau kannst du durch **Groß öffnen** beziehungsweise **Herunterladen** eingrenzen. Bleibt der Fehler bestehen, gib der Administration Bereich, Objekt, Jahr, Zeitpunkt und Fehlermeldung an; übermittle keine API-Schlüssel.

### Fehlende Berechtigung, Wartung oder unterbrochener Vorgang

Ein sichtbarer Verwaltungsbereich bedeutet nicht automatisch, dass jede Aktion erlaubt ist. Lesen, Ändern, Exportieren und Abschließen können unterschiedliche Berechtigungen benötigen. Bei **Die Berechtigung für diesen Vorgang fehlt** nenne der Administration den Bereich und die gewünschte Aktion. Ein wiederholter Klick erteilt keine neue Berechtigung.

Bei **Änderungen sind vorübergehend gesperrt** wird die Anwendung gewartet. Warte auf die Freigabe und lade den aktuellen Stand, bevor du erneut speicherst. Soweit die Seite noch erreichbar ist, können vorhandene Angaben weiterhin lesbar sein; neue Änderungen und Hintergrundaufträge können warten.

Bei **Der Verwaltungsbereich wurde inzwischen geändert** lade neu und prüfe die betroffenen Werte erneut. Dieser Hinweis kann auch nach einer Änderung an anderer Stelle desselben Bereichs entstehen. Er ist von einem einzelnen [Bearbeitungskonflikt](#bearbeitungskonflikte-auflösen) zu unterscheiden.

Wenn eine PDF, Analyse oder ein Export länger benötigt, lass die Seite für die Ergebniskontrolle geöffnet. Nach dem Wechsel zurück in einen zuvor im Hintergrund liegenden Tab kann die Anzeige erst wieder aktualisiert werden. Schließen der Seite ist keine bestätigte Stornierung des Auftrags. Kontrolliere nach erneuter Anmeldung zuerst Import, Ableseverlauf oder Abrechnungsversion, bevor du denselben Vorgang neu startest.

### Weitere gezielte Hilfen

- **Alte Anschrift und leere Felder:** Folge [Anschriften richtig pflegen](anschriften.md#wenn-bisherige-anschrift-angezeigt-wird).
- **Ein Cent Abweichung:** Prüfe die [Rundung je Kostenposition](rechenwege.md#warum-sich-ein-anteil-um-einen-cent-unterscheiden-kann).
- **Unerwarteter Monatsvorschlag:** Prüfe [Teilmonate, Betragsänderungen und Lücken der Vereinbarung](vorauszahlungen.md#vorschläge-für-teilmonate-und-betragsänderungen).
- **Vertragsende nicht speicherbar:** Kontrolliere [abhängige Zeiträume, Kosten und Zahlungen](mietverhaeltnisse.md#vertragsdaten-nachträglich-berichtigen).
- **Ablesung nicht speicherbar:** Prüfe [Gerät, Zeitpunkt, frühere und spätere Stände](ablesungen.md#nachträglich-ablesen-und-einen-falschen-zeitpunkt-berichtigen).

### Häufige Fragen

**Ändert eine neue Kontaktadresse alte Abrechnungen?** Nein. Die Vertragsanschrift wird getrennt gepflegt, gespeicherte Abrechnungsversionen bleiben unverändert.

**Kann ich eine endgültige PDF überschreiben?** Nein. Korrigiere die Grundlagen und erstelle eine Korrekturversion.

**Versendet Mietfink die Abrechnung automatisch?** Nein. Du lädst die geprüfte Datei herunter und übermittelst sie anschließend selbst.

**Ist die Handbuchsuche mit meinen Verwaltungsdaten verbunden?** Nein. Sie durchsucht ausschließlich dieses Benutzerhandbuch.

### Zählerfoto lässt sich nicht bestätigen oder löschen

Warte eine laufende Auswertung ab und prüfe Gerät, Stand und Datum. Bei unklarer Fotozuordnung verlangt der Einzeldialog zusätzlich **Zuordnung trotzdem bestätigen**; bestätige nur nach Vergleich mit dem tatsächlichen Gerät. Ein Fotopaket mit bereits übernommenem Stand kann nicht gelöscht werden. Berichtige diesen Stand im **Verlauf** über **Korrigieren** oder **Stornieren**. Siehe [Ablesungen](ablesungen.md).

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## Begriffe nachschlagen

| Begriff | Bedeutung in Mietfink |
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| Verwaltungsbereich | Getrennter Bestand mit seinen Zugängen, Objekten, Kontakten und Unterlagen |
| Vermieterprofil | Absenderdaten, Anschrift und Bankverbindung für zugeordnete Objekte |
| Objekt | Gebäude beziehungsweise Verwaltungseinheit mit Wohnungen |
| Wohnung | Einheit mit Wohnfläche, Mietverhältnissen und gegebenenfalls Messstellen |
| Kontakt | Gemeinsame Angaben zu einer Person oder Organisation |
| Vertragspartei | Ein einem Mietverhältnis zugeordneter Kontakt |
| Hauptkontakt | Ausgewählte primäre Vertragspartei eines Mietverhältnisses |
| Empfängeranschrift | Am Mietverhältnis gespeicherte, von Kontakten unabhängige Zustellanschrift |
| Letzter Miettag | Letzter eingeschlossener Tag eines Mietverhältnisses |
| Historie | Zeitlich gültige frühere und aktuelle Werte, etwa von Personen und Vorauszahlung |
| Leerstandsgewicht | Ausdrücklich dokumentierter Personenfaktor für einen Leerstandszeitraum |
| Vorauszahlungssoll | Aus der Vereinbarung erwarteter Monatsbetrag |
| Bestätigter Eingang | Als tatsächlich erhalten erfasster Monatsbetrag, einschließlich ausdrücklich bestätigter null |
| Kostenart | Voreinstellung für eine Art von Ausgaben |
| Leistungszeitraum | Zeitraum, auf den sich eine Kostenposition bezieht |
| Verteilungskreis | Wohnungen, die in die Verteilung einer Position einbezogen sind |
| Personentage | Zeitlich gewichtete Personenzahl als Verteilungsgrundlage |
| Verbrauchsgruppe | Gesamtmenge und zugeordnete Anteile für verbrauchsabhängige Kosten |
| Eigentümervorabzug | Fester Eigentümerbetrag vor Verteilung; zusätzlich zu rechnerischen Leerstandsanteilen |
| Persönliche Position | Individuelle Forderung oder Gutschrift, die separat ausgewiesen wird |
| Externer Heizkostenanteil | Fertiger Kostenanteil eines Messdiensts für einen bestimmten Mietzeitraum |
| Importentwurf | Noch zu prüfende Angaben aus einem Beleg; erzeugt erst bei Übernahme Kosten |
| Quellenkonflikt | Dokumentierter Widerspruch zwischen Angaben aus Unterlagen |
| Messstelle | Ort und fachliche Zuordnung einer Messung |
| Zähler | Physisches Messgerät mit Nummer und Einbauzeitraum |
| Zählerstand | Abgelesener kumulierter Wert zu einem Zeitpunkt |
| Verbrauch | Aus gültigen Ständen abgeleitete Menge für einen Zeitraum |
| KI-Vorschlag | Automatisch erkannte Angaben, die du vor der Übernahme prüfst |
| Entwurf | Aktuell berechnete, noch veränderliche Abrechnung |
| Abschlussversion | Dauerhaft gespeicherter Datenstand einschließlich Berechnung und PDF |
| Korrekturversion | Neuer Abschluss nach einer fachlichen Änderung; frühere Versionen bleiben erhalten |

Die jeweiligen Arbeitsschritte findest du über die Kapitelnavigation oder die [Suche](/suche/).